Когда отмечать и кого поздравлять
В России День кадрового работника чаще всего отмечают 24 мая. В части организаций принята другая дата — 12 октября, поэтому первым делом уточните, какой день считается праздничным именно у вас: в крупных компаниях это обычно закреплено в календаре корпоративных событий. В Казахстане, Беларуси и других странах единой даты может не быть — тогда коллектив ориентируется на принятую в компании традицию или на дату головного офиса.
Поздравлять стоит всех, кто занят кадровой работой, а не только руководителя отдела:
- инспектор по кадрам и специалист по кадровому делопроизводству;
- рекрутер, который закрывает вакансии;
- специалист по обучению и адаптации;
- HR-менеджер и HR-директор;
- единственный кадровик в небольшой фирме, который совмещает всё перечисленное.
Если в компании кадровые функции выполняет бухгалтер или офис-менеджер, поздравление тоже будет уместным — именно этот человек оформляет отпуска и приёмы, и о его празднике обычно никто не вспоминает.
Подарки от компании, от коллектива и от одного коллеги
Уместность подарка зависит от того, кто дарит. Один и тот же сертификат из рук директора выглядит как поощрение, а от соседа по кабинету — как неловкий жест. Поэтому полезно разделить три уровня.
От компании или руководителя
Здесь подарок — часть признания, и его хорошо связать с профессией. Подойдут:
- оплаченное обучение: курс по трудовому праву, кадровому учёту, работе с персоналом или конференция по профилю;
- подписка на профессиональное издание или справочную систему на год;
- качественная настольная техника, которой не хватает в работе: сканер, второй монитор, удобное кресло;
- дополнительный оплачиваемый день отдыха к отпуску;
- денежная премия с приказом, где указано, за что именно.
По стоимости такой подарок обычно находится в пределах обычного корпоративного поощрения — важнее не сумма, а то, что он связан с работой человека, а не выбран наугад.
От коллектива
Коллеги скидываются на одну вещь, которой кадровик будет пользоваться ежедневно: хороший ежедневник в кожаной обложке, настольный органайзер, термокружку, растение в кашпо для кабинета, набор ручек, которые не стыдно положить на стол при подписании документов. Недорогой, но заметный вариант — заказать именную табличку на дверь или на стол, если её нет.
От одного человека
Личный подарок должен оставаться символическим: букет или одно крупное растение, коробка хорошего чая или кофе, открытка с подписью от руки. Если кадровик помог вам лично — с переводом, оформлением отпуска, сложной справкой, — напишите об этом в открытке, это запомнится лучше любой вещи.
Чего лучше избегать
- шуточных подарков с намёком на «кадровичку» и «бумажки» — работа с документами и людьми и так часто обесценивается;
- сувениров с логотипом компании, которые лежат на складе со времён прошлой конференции;
- спиртного в подарочной коробке — особенно от руководителя;
- парфюмерии и косметики, если вы не знаете предпочтений человека.
Признание заслуг: как оформить, чтобы оно не стало формальностью
Грамота «за добросовестный труд» с типовым текстом вручается и забывается. Признание работает, когда в нём названы конкретные дела. Вот порядок действий, который занимает один-два дня подготовки.
- Соберите факты за год: сколько вакансий закрыто, прошли ли проверки без замечаний, какие процессы запущены (электронный документооборот, адаптация новичков, график отпусков без конфликтов), сколько сотрудников оформлено и переведено.
- Спросите двух-трёх руководителей подразделений, чем именно им помог кадровый отдел. Одна фраза от каждого — готовый материал для благодарности.
- Напишите текст благодарственного письма на одну страницу, где перечислены эти дела. Подписывает руководитель компании.
- Если в организации принято, оформите поощрение приказом — тогда оно попадёт в личное дело и может быть внесено в трудовую книжку.
- Вручите публично: на планёрке, на общем собрании или в общем чате с фотографией.
Пример текста, который можно адаптировать:
Благодарим кадровую службу за год, в котором мы ни разу не задержали оформление ни одного нового сотрудника, прошли плановую проверку трудовой инспекции без замечаний и перевели весь документооборот по отпускам в электронный вид. Отдельное спасибо за то, что в период переезда офиса ни один график не сломался и все вопросы по переводам были решены до того, как сотрудники успели их задать.
Если отдел состоит из нескольких человек, не ограничивайтесь одним письмом на всех: у каждого есть своя зона, и её стоит назвать отдельно — рекрутеру про закрытые вакансии, делопроизводителю про порядок в архиве, специалисту по обучению про запущенные программы.
Программа праздника: три варианта по времени
На час, в рабочий день
Самый частый формат, потому что кадровики редко могут отойти от работы надолго. Коллектив собирается в переговорной или на кухне в заранее согласованное время, обычно после обеда.
- Короткое слово руководителя с перечислением конкретных дел — не более пяти минут.
- Вручение благодарности и подарка.
- Чай, кофе, торт или пирог; достаточно одного сладкого блюда и фруктов.
- Общая фотография для внутренней рассылки.
На половину дня
Если руководство готово освободить отдел после обеда, можно добавить активность, которая не требует долгой подготовки.
- Квиз из десяти вопросов про компанию и её историю, где кадровики отвечают наравне со всеми — вопросы готовит другой отдел.
- «Стена благодарностей»: за день до праздника в коридоре вешают лист, где каждый сотрудник пишет, с чем ему помог кадровый отдел. Утром праздника лист дарят отделу.
- Видеопоздравление: коллеги записывают короткие ролики на телефон, кто-нибудь склеивает их в один файл. Срок подготовки — неделя.
- Выезд отдела на мастер-класс или экскурсию за счёт компании, если бюджет позволяет.
Если отдел — один человек
Не устраивайте массовое мероприятие вокруг одного сотрудника, которому неловко быть в центре внимания. Лучше сделать так: утром на столе его ждут цветы и открытка от коллектива, в середине дня руководитель заходит с благодарностью и подарком, а к вечеру — общий чай без длинных речей. Этого достаточно, и человек не выпадает из работы.
Что написать на открытке и сказать в тосте
Открытка должна быть короткой и с деталями, которые относятся именно к этому человеку или отделу. Вот примеры, которые можно взять за основу.
С Днём кадрового работника! Вы помните дни рождения всех сорока человек в компании, находите в архиве приказ пятилетней давности за три минуты и ни разу не сказали «зайдите позже». Пусть в этом году проверки проходят быстро, а новые сотрудники приходят надолго.
Поздравляем с профессиональным праздником! Спасибо, что каждого из нас когда-то приняли на работу, провели через первый день и до сих пор отвечаете на вопросы про отпуск так, будто слышите их впервые. Желаем, чтобы кандидаты приходили вовремя, а отчёты сходились с первого раза.
Тост на корпоративном чаепитии лучше строить на одном конкретном случае. Например, вспомнить, как в прошлом году отдел за два дня оформил десять сезонных работников, или как кадровик уговорил ценного специалиста остаться. Короткая история из жизни компании звучит убедительнее любых общих слов о важности профессии.
Хочу поднять чашку за людей, которые знают о нас больше, чем мы сами: даты приёма, номера приказов и то, сколько дней отпуска у каждого осталось. За кадровый отдел — и за то, чтобы его работа была заметна не только в день праздника.
Если бюджета нет или дата прошла
Нулевой бюджет не отменяет праздник. Открытка, написанная от руки несколькими коллегами, стена благодарностей на листе ватмана и десять минут на общей планёрке со словами о конкретных делах обходятся бесплатно и запоминаются лучше корзины с конфетами.
Если дату пропустили, поздравьте на следующий рабочий день и скажите об этом прямо: «Вчера был ваш праздник, мы вспомнили только сегодня, и это само по себе говорит, как незаметно вы делаете работу». Такое признание честнее, чем делать вид, что поздравление было запланировано на понедельник.
Если кадровик в день праздника в отпуске или на больничном, отправьте открытку и короткое сообщение в этот же день, а подарок и благодарность вручите по возвращении — публично, на первой же планёрке.
Заранее поставьте напоминание в календарь за две недели до даты: этого хватит, чтобы собрать факты для благодарности, договориться о бюджете и заказать подарок. А готовый текст поздравления или открытку для кадрового отдела можно подобрать на сайте «Поздравитель».