Сначала составьте список тех, кто сделал переезд
Благодарность звучит точно, когда за ней стоит перечень конкретных дел. За две-три недели до открытия попросите руководителей отделов и координатора переезда коротко ответить, кто что сделал и что без этого человека пошло бы иначе. Обычно в списке оказываются не только очевидные участники:
- координатор переезда или офис-менеджер, который держал в голове график, ключи, пропуска и доставку мебели;
- специалисты по технике: сеть, рабочие места, экраны в переговорных, которые заработали к первому утру;
- те, кто искал помещение, ездил на просмотры и обсуждал планировку;
- сотрудники, которые упаковывали документы и оборудование отдела, подписывали коробки и разбирали их на новом месте, иногда в выходные;
- авторы оформления: названия переговорных, растения, кухня, зоны отдыха;
- подрядчики и сотрудники здания, если с ними плотно работали;
- команда, которая продолжала работать с клиентами, пока остальные были заняты переездом.
Последний пункт упускают чаще всего. Если поддержка или отдел продаж неделю отвечали клиентам с ноутбуков среди коробок, это тоже вклад в открытие, и его стоит назвать вслух.
Как благодарить: при всех, лично и официально
Лучше всего работает сочетание: короткое упоминание при всех и отдельное слово каждому, кто сделал заметную часть работы.
Публичное признание
На открытии руководитель называет имена и конкретные дела. Хватит двух-трёх минут. Фраза «спасибо всем, кто участвовал» звучит дежурно. Фраза «сеть заработала в понедельник к девяти, потому что двое коллег приехали сюда в воскресенье вечером» запоминается. Если участников много, разбейте их на группы по задачам и назовите каждую группу. Для тех, кто не был на открытии, продублируйте благодарность в общем рабочем чате или рассылке и приложите фотографию.
Личная благодарность
Открытка или короткое письмо от руководителя с упоминанием того, что сделал именно этот человек. Открытку с подписью от руки удобно положить на рабочий стол в первый день на новом месте: человек приходит и сразу видит, что его работу заметили.
Официальное признание
Благодарность в приказе, грамота, премия или дополнительный выходной оформляются по правилам компании. Такое признание стоит дополнить устными словами, иначе оно легко превращается в формальность.
Примеры текстов для открыток и писем
Хороший текст благодарности называет конкретное дело и его результат. Общие похвалы можно опустить. Ниже три варианта, которые можно взять за основу и дополнить своими деталями.
Три месяца весь переезд держался на вашей таблице: кто, когда, сколько коробок, где ключи от склада. Мебель приехала в срок, ни одна папка с договорами не потерялась, а в первый день у каждого на столе лежал пропуск. Новый офис начал работать спокойно, и это прямо ваша заслуга.
Команде технической поддержки. В пятницу вечером здесь были голые столы и связки проводов, а в понедельник утром все сели и начали работать, как будто так было всегда. Мы знаем, сколько выходных на это ушло. Спасибо, что первый день в новом офисе стал обычным рабочим днём.
Коллеги, пока одни разбирали коробки, другие отвечали клиентам, закрывали сделки и ни разу не написали «извините, у нас переезд». Этот офис открыт для всех нас, и в нём уже есть доля каждого: чья-то идея с названиями переговорных, чьё-то растение на подоконнике, чья-то подпись на первой коробке.
Памятные форматы для всего офиса
Памятная вещь работает, если она остаётся на виду и о ней можно рассказать новичку. Выберите один-два формата, которые подходят вашему коллективу.
Общая фотография в новом пространстве. Сделайте снимок всей команды в первый день или на открытии, напечатайте крупно, подпишите дату и повесьте у входа или на кухне. Через пару лет по нему будет видно, с кем начинали.
Стена или доска участников. Табличка с именами тех, кто готовил переезд, или доска, где каждый оставляет подпись маркером. Вариант попроще — рамка с подписанной всеми коробкой от переезда или первым ключом от двери.
Капсула времени. Каждый пишет короткое письмо: каким видит офис и команду через несколько лет, какие задачи сейчас кажутся главными. Письма запечатывают в коробку и вскрывают в одну из годовщин переезда. Решите заранее, кто хранит коробку и когда её открывают, иначе о ней забудут.
Названия переговорных. Назовите комнаты по первым проектам, внутренним шуткам или городам, где работают коллеги. Варианты лучше собрать голосованием: так у каждого появится причастность к пространству.
Альбом офиса. Снимки пустого помещения, процесса ремонта и переезда, первого рабочего дня. Подойдёт и бумажная фотокнига, и общая папка с подписанными фотографиями. Сюда же можно добавить гостевую книгу с открытия, где сотрудники и гости оставляют пожелания новому месту.
Общее растение. Большое растение в кадке, которое команда выбрала и поставила вместе. Назначьте ответственных за полив, тогда оно действительно проживёт с офисом годы.
Подарки участникам переезда
Подарок за переезд не обязан быть дорогим. Он ценится, когда связан с событием или с человеком. Бюджет обычно укладывается в рамки небольшого корпоративного подарка. Варианты:
- кружка или блокнот с планом нового офиса и датой открытия;
- именная табличка на рабочее место;
- фотокнига о переезде для ключевых участников;
- удобная вещь для нового рабочего места: настольная лампа, подставка для ноутбука, органайзер;
- сертификат на курс или мастер-класс по интересам человека;
- командный обед для группы, которая вместе тянула одну часть работы;
- дополнительный выходной, если это позволяют правила компании.
К любому подарку приложите открытку с коротким текстом о том, за что именно он вручается. Без неё даже удачная вещь выглядит как сувенир с выставки.
План подготовки за месяц
- За четыре недели выберите ответственного за благодарности и памятные форматы. Это может быть тот же человек, что готовит открытие, но лучше, если у него будет помощник.
- За три недели соберите список участников и их дел у руководителей отделов.
- За две недели решите, какие форматы делаете, и закажите то, что требует изготовления: печать фото, таблички, кружки, фотокнигу.
- За неделю подготовьте тексты открыток и попросите руководителя их подписать. Проверьте написание имён.
- За два-три дня составьте короткий список имён и дел для выступления на открытии.
- В день открытия назначьте человека, который сделает общую фотографию и снимки для альбома.
- В течение недели после открытия опубликуйте благодарность в общем чате, повесьте фотографию и разошлите открытки тем, кто работает удалённо.
Если что-то пошло не так
Забыли упомянуть человека. Подойдите к нему в тот же день и скажите об этом прямо. Затем добавьте его имя в письменную благодарность в общем чате. Короткое признание ошибки исправляет ситуацию быстрее, чем молчание.
Часть команды работает удалённо или в другом городе. Отправьте открытку и небольшой подарок по почте, подключите коллег к открытию по видеосвязи и сделайте снимок с экраном, где они видны. Их имена тоже должны попасть на стену или в альбом.
Кто-то участвовал в подготовке, но уволился до открытия. Если расстались по-хорошему, отправьте короткое письмо с фотографией готового офиса. Людям обычно приятно увидеть результат работы, к которой они приложили руку.
Переезд был тяжёлым, и люди устали. Не делайте вид, что всё прошло гладко. Честная фраза о том, что были сорванные сроки и работа в выходные, вызывает больше доверия, чем бодрая речь. А дополнительный выходной в такой ситуации обычно лучше любого сувенира.
Открытие перенесли. Заказывайте памятные вещи без точной даты или с месяцем вместо числа, тогда их не придётся переделывать.
Начните со списка участников и их конкретных дел: когда он готов, тексты, подарки и речь на открытии складываются почти сами. Готовую открытку с благодарностью коллегам можно подобрать на «Поздравителе» и дописать в неё свои детали.