Когда и кого поздравлять
День российского предпринимательства отмечают 26 мая. Это официальный профессиональный праздник, но не выходной, поэтому поздравления приходятся на обычный рабочий день. Если 26 мая выпадает на субботу или воскресенье, письма и звонки лучше перенести на пятницу: поздравление в понедельник выглядит так, будто о дате вспомнили случайно.
Список адресатов обычно шире, чем кажется. Проверьте, кого вы чаще всего упускаете:
- собственники и руководители компании — если поздравление идёт от имени коллектива;
- сотрудники, в том числе те, кто формально не предприниматель, но делает бизнес: продажи, производство, бухгалтерия, склад;
- партнёры: поставщики, дистрибьюторы, подрядчики, агенты;
- клиенты из числа компаний и индивидуальных предпринимателей — для них день тоже профессиональный;
- самозанятые и фрилансеры, с которыми вы работаете постоянно;
- банк, бухгалтерская или юридическая фирма на аутсорсе — если отношения давние и личные.
Полезно разделить всех на два круга. Первый — те, кому нужно личное обращение: ключевые партнёры, руководители, старые клиенты. Второй — те, кому достаточно общей рассылки от компании. Такое деление сразу показывает, сколько индивидуальных текстов придётся написать и хватит ли на них времени.
План подготовки по дням
- За две недели. Составьте список адресатов и назначьте ответственного за каждый канал: кто пишет письма партнёрам, кто готовит обращение к сотрудникам, кто публикует пост в соцсетях компании. Согласуйте с руководителем, от чьего имени идут поздравления — от директора лично или от компании.
- За неделю. Напишите тексты: одно обращение к коллективу, одно базовое письмо для партнёров и пять–десять личных вариантов для первого круга. Проверьте контакты: сменившиеся адреса и люди, которые уже уволились из компании-партнёра, — самая частая причина неловкостей.
- За три дня. Утвердите тексты у руководителя, подпишите бумажные открытки, если они нужны. Подготовьте пост для соцсетей и договоритесь о времени публикации.
- Накануне. Поставьте отложенную отправку рассылки на утро 26 мая, напомните руководителю о звонках ключевым партнёрам, распечатайте список тех, кого поздравляют лично, с отметками «написано», «отправлено», «ответил».
- В сам день. Утро — рассылка и пост, первая половина дня — обращение к сотрудникам, в течение дня — звонки партнёрам. После обеда проверьте, кто ответил, и обязательно ответьте на встречные поздравления в тот же день.
Если времени меньше недели, сократите список до первого круга и одной общей рассылки. Десять живых писем вовремя полезнее сотни одинаковых с опозданием.
Как поздравить сотрудников
Для сотрудников главное — чтобы поздравление исходило от руководителя и содержало конкретику о работе, а не общие слова о бизнесе. Рабочие форматы:
- короткая встреча утром, десять минут, без презентаций — руководитель говорит, что сделали за год, и благодарит отделы;
- письмо директора всем сотрудникам — для компаний с несколькими офисами или удалённой командой;
- сообщение в общий рабочий чат — только как дополнение, а не замена двум первым форматам;
- персональная благодарность двум-трём людям, чей вклад в этом году был особенно заметен, — отдельно и лично.
Что сказать на встрече
Держите структуру из трёх частей: что произошло за год, кто это сделал, что впереди. Называйте отделы и события, а не абстрактные достижения. Так может звучать обращение к небольшой компании:
Коллеги, с Днём предпринимательства. Год вышел тяжёлым: мы перестроили склад, пережили переезд офиса и при этом не сорвали ни одной отгрузки. Это сделали вы — продажи, которые удержали клиентов во время переезда, логисты, которые в марте фактически ночевали на складе, и бухгалтерия, которая закрыла квартал без единого замечания. Спасибо вам за это. Впереди летний сезон, и, судя по весне, мы к нему готовы лучше, чем когда-либо.
Если руководитель не любит выступать, письмо работает ничуть не хуже — при условии, что оно написано им самим или хотя бы прочитано и исправлено его рукой. Текст, скопированный из интернета, сотрудники узнают с первой строки.
Поздравление партнёрам: письмо, звонок, визит
Письмо партнёру строится из пяти элементов: обращение по имени, повод, одна конкретная деталь о совместной работе, пожелание, связанное с их бизнесом, и подпись живого человека с должностью. Деталь — ключевой элемент. Без неё письмо превращается в шаблон, который партнёр получит ещё от двадцати компаний в тот же день.
Чего в поздравлении быть не должно:
- обращения «уважаемые партнёры» без имени в письме, которое претендует на личное;
- коммерческого предложения, скидки или напоминания о дебиторской задолженности — для этого есть следующий день;
- логотипа на пол-экрана и дизайнерской открытки вместо текста;
- пожеланий «процветания» и «роста прибыли» — они одинаковы для всех и ни о чём не говорят.
Пример письма давнему поставщику:
Добрый день! Поздравляем вас и всю команду с Днём российского предпринимательства. За три года совместной работы мы ни разу не сорвали срок перед своими клиентами, и во многом потому, что вы всегда предупреждали о задержках заранее и предлагали замену. Такое отношение к делу ценим. Желаем вашему производству загруженного лета и спокойной осени, а себе — ещё много лет работать с вами.
Для партнёров, с которыми общение идёт в мессенджере, подойдёт короткая версия:
С праздником! Сегодня как раз десять месяцев, как работаем вместе, и за это время ни одной претензии от клиентов по вашим монтажам. Пусть заказов хватает на две смены, а сложные объекты попадаются только интересные.
Пяти самым важным партнёрам стоит позвонить лично — руководителю или тому, кто ведёт отношения. Разговор на две минуты, без обсуждения дел: поздравили, спросили, как сезон, попрощались. Если партнёр в том же городе и отношения тёплые, можно заехать с открыткой — но заранее предупредив, чтобы визит не сорвал его планы.
Какой канал выбрать
Канал зависит от того, как вы обычно общаетесь с адресатом. Менять привычный формат ради праздника не нужно.
- Бумажное письмо на бланке или открытка с рукописной подписью — для ключевых партнёров и руководителей крупных компаний. Отправляйте за три-четыре дня, чтобы пришло вовремя.
- Электронная почта — основной канал для второго круга. Одно письмо от компании с именем отправителя в подписи, без массовой рассылки с десятками адресов в копии.
- Мессенджер — для тех, с кем вы и так переписываетесь ежедневно. Формальное письмо на почту таким людям выглядит странно.
- Звонок — первый круг, три–пять человек.
- Соцсети компании — публичное поздравление для клиентов и подписчиков. Один пост, лучше с фотографией команды, чем с картинкой из стока.
Видеообращение руководителя имеет смысл только при большой распределённой команде и если есть кому снять и смонтировать. Снятое на телефон в коридоре видео лучше заменить хорошим письмом.
Если что-то пошло не так
Типичные сбои и как их исправлять:
- Забыли партнёра. Напишите на следующий день и честно скажите, что опоздали. Попытка сделать вид, что так и задумано, заметна.
- В письме чужое имя или название компании. Короткое извинение одной фразой и правильное поздравление следом. Без длинных объяснений про «техническую ошибку».
- Рассылка ушла с открытым списком адресатов. Отдельное письмо с извинением тем, кого это может задеть, — обычно это конкуренты, оказавшиеся в одном списке.
- У партнёра или сотрудника трудный период: утрата, тяжёлая болезнь, закрытие бизнеса. Исключите человека из массовой рассылки. Если отношения близкие, напишите два-три спокойных слова лично, без праздничных пожеланий. Если нет — просто пропустите в этом году.
- Партнёр закрыл компанию или сменил сферу. С профессиональным праздником поздравлять уже не стоит; при желании свяжитесь позже по нейтральному поводу.
После праздника сохраните список адресатов с отметками, кто ответил и что написал: через год он сэкономит половину подготовки и подскажет, кого поздравлять лично, а кого — рассылкой. Готовые варианты текстов для партнёров и коллег можно подобрать в разделе поздравлений на сайте и доработать под свою компанию.