Определите масштаб до того, как выбирать площадку
Первое решение — масштаб: сколько людей, как долго и в каком составе. От этого зависит всё остальное: бюджет, формат, сценарий. Ответьте на четыре вопроса.
- Сколько человек придёт. Команда из десяти человек и офис на двести живут по разным правилам: первым подойдёт ужин за одним столом, вторым нужна площадка с несколькими зонами.
- Когда. Днём в рабочее время, вечером после работы или в выходной. Вечер в будни удобнее всего: никто не жертвует личным временем, а офис уже закрыт.
- Сколько длится. Два-три часа — достаточно, чтобы поговорить, поесть и разойтись без усталости. Программа на весь день уместна только для круглых дат и при условии, что людям потом не придётся отрабатывать.
- Кто гости. Только сотрудники, или ещё партнёры и клиенты. Если зовёте внешних гостей, официальная часть появится неизбежно; лучше развести события: деловой приём отдельно, праздник для своих отдельно.
Бюджет считайте на человека. Простой ориентир — стоимость хорошего ужина в кафе на одного, умноженная на число гостей, плюс четверть сверху на оформление и непредвиденные расходы.
Что убрать из программы, чтобы не было официоза
Официоз создают несколько привычных элементов программы. Каждый из них можно заменить.
Длинные речи
Одно вступительное слово от руководителя длиной до трёх минут. Вместо истории компании с момента основания — два-три эпизода, которые помнят все присутствующие: первый офис, провальный запуск, который потом выправили, первый крупный заказ. Если хотят выступить несколько человек — договоритесь о регламенте заранее и попросите каждого рассказать по одной истории.
Президиум и сцена
Если выступающий стоит над залом, зал молчит. Поставьте столы так, чтобы говорящий был среди людей, а микрофон — переносной. В небольшой команде микрофон вообще лишний.
Презентации с цифрами
Показатели года оставьте для планёрки. На празднике работают фотографии: подборка снимков за годы, старые скриншоты сайта, первое объявление о вакансии. Соберите слайд-шоу без текста и пустите его фоном на экране.
Строгий дресс-код
Напишите в приглашении прямо: «одевайтесь так, как вам удобно». Этой фразы достаточно, чтобы люди не гадали, уместны ли джинсы.
План подготовки по неделям
На спокойную организацию праздника на 30–100 человек нужно шесть недель. Для команды до двадцати хватит трёх.
- За 6 недель: дата, бюджет, ответственный. Один человек принимает решения, ещё два-три помогают. Опросите коллег в общем чате: будни или выходной, в офисе или вне его. Голосование из трёх вариантов занимает день и снимает половину споров.
- За 5 недель: площадка. В будний вечер многие кафе отдают зал целиком на выгодных условиях. Съездите посмотреть сами: проверьте, есть ли куда поставить экран, слышно ли говорящего из дальнего угла, можно ли принести свой торт.
- За 4 недели: приглашение всем сотрудникам с датой, временем, адресом и форматом. Обязательно — поле «приду / не приду», иначе еду посчитать не получится.
- За 3 недели: программа. Кто говорит, что показываете, какие активности. Начните собирать фотографии для слайд-шоу: попросите в чате прислать по одному снимку с рабочего места за разные годы.
- За 2 недели: заказ еды и торта, оформление, музыка. Подтвердите число гостей по ответам и закройте сбор.
- За неделю: напоминание в чате, уточнение по аллергиям и предпочтениям в еде, проверка техники.
- За день: привезти оформление, проверить экран и звук на месте, распечатать план вечера для ведущего и для того, кто его подменит.
Форматы для разных команд
Команда до 20 человек
Ужин в одном зале за длинным столом. Ведущий лишний: роль модератора берёт тот, кто организовывал. Одна активность на всех — например, каждый по кругу называет самую странную задачу, которую решал в этом году. Торт с датой основания и общее фото. Укладывается в бюджет обычного корпоративного ужина.
От 30 до 100 человек
Площадка с несколькими зонами: столы с едой, уголок с фотографиями и «архивом» компании, свободное место для общения. Фуршет удобнее рассадки: люди ходят, знакомятся между отделами. Программа — короткое слово руководителя в начале, слайд-шоу фоном, одна-две активности для желающих: викторина о компании с вопросами, которые знают только старожилы, или стена, где каждый оставляет пожелание на следующий год. Ведущий из своих лучше приглашённого: он знает шутки, понятные залу.
Распределённая команда
Видеозвонок на час, не больше. Заранее отправьте каждому небольшой набор: открытку, что-то к чаю, сувенир с датой. Программа: короткое приветствие, слайд-шоу, викторина в общем чате, пять минут «по кругу» — кто что помнит из своего первого рабочего дня. Если часть команды собирается в офисе, поставьте вторую камеру на зал, чтобы онлайн-гости видели людей, а не одного ведущего.
Праздник в рабочее время
Если вечер собрать невозможно, устройте длинный обед: с 13 до 15 работа останавливается, в переговорной или на кухне накрывают стол. Короткая речь, торт, общее фото — и к четырём все вернулись к делам.
Как поздравить команду словами
Поздравление звучит дважды: вслух на празднике и письменно — в общем чате, на открытке к подарку или в утренней рассылке. Письменный текст должен быть коротким, с деталями, которые опознают только свои, и без отчётных формулировок. Несколько вариантов.
Семь лет назад нас было четверо, один ноутбук был общим, а сервер стоял под столом у окна. Сегодня в чате сто двадцать человек, и половина из вас никогда не видела тот стол. С годовщиной! Отдельное спасибо за то, что первый релиз в этом году вышел без единого ночного дежурства.
С днём рождения компании! В этом году мы переехали, сменили вывеску и научились проводить собрания короче получаса. Пусть следующий год пройдёт так же, а переезд случится только в сторону большего офиса.
Десять лет назад первый заказ приняли по телефону и записали на стикере. Стикер сохранился — сегодня он будет лежать на столе у входа. Приходите посмотреть, с чего всё началось, и оставайтесь на торт.
Коллеги, нам пять. Для компании это возраст, когда уже есть что вспомнить и ещё много чего впереди. Сегодня в семь ждём всех в зале на втором этаже: будет слайд-шоу с вашими фотографиями, поэтому приходите заранее и занимайте места перед экраном.
Типичные ошибки и что делать, если что-то пошло не так
Самые частые ошибки связаны с мелочами, которые легко упустить при подготовке.
- Обязательная явка. Как только праздник становится принудительным, он перестаёт быть праздником. Отправляйте приглашение, а решение оставьте за людьми; отсутствие никак не комментируйте.
- Пятница перед длинными выходными. Половина гостей уже уехала. Среда или четверг собирают больше людей.
- Программа «встык». Между активностями нужны паузы, иначе люди не успевают поговорить, а разговоры и есть главная часть вечера.
- Речи «от каждого отдела». Пять выступлений по десять минут превращают вечер в собрание. Одной речи достаточно.
- Еда только для большинства. Уточните заранее, кому нужны вегетарианские блюда или есть аллергии, и закажите безалкогольные напитки в том же количестве, что и остальные.
Если что-то сорвалось в последний момент:
- Площадка отказала за неделю — переносите праздник в офис. Арендуйте только фуршетную мебель и закажите доставку еды; оформление уже готово, программа остаётся прежней.
- Не работает экран — отправьте слайд-шоу в общий чат прямо во время вечера, пусть смотрят с телефонов. Фотографии в чате соберут даже больше реакций.
- Руководитель не смог прийти — попросите записать видеообращение на минуту заранее, а живое слово скажет тот, кто дольше всех работает в компании.
- Пришло вдвое меньше людей, чем ожидали, — сдвиньте столы ближе и уберите лишние стулья. Пустой зал бросается в глаза сильнее, чем тесный.
В течение двух дней после праздника отправьте в общий чат фотографии и два-три предложения: кто помогал организовать, что получилось. Это закрывает событие и даёт тему для разговора тем, кто не смог прийти. Текст для открытки или короткое поздравление в чат можно подобрать среди готовых вариантов на сайте.