Приглашение, после которого легко согласиться и легко отказаться
Добровольность задаёт текст приглашения. Если в нём есть «явка обязательна», «ждём всех» или «руководство рассчитывает на вас», люди поедут из чувства долга и весь день будут смотреть на часы. Достаточно спокойно описать, что будет, и прямо написать, что отказ нормален.
В приглашении должны быть:
- дата, время начала и примерное время окончания;
- место и способ добраться: трансфер, своя машина, общественный транспорт;
- в рабочее время мероприятие или в выходной;
- что будет на месте: еда, навес, развлечения по желанию;
- что взять с собой и что брать не нужно;
- срок ответа и к кому обращаться с вопросами;
- отдельная фраза о том, что отказываться можно без объяснений.
Коллеги, в пятницу, 12 июля, едем на базу у озера, это час езды от офиса. Автобус отходит в 14:00, обратно два рейса: в 19:00 и в 22:00. Будут шашлык и овощи на гриле, бадминтон, сапы для желающих и большой навес на случай дождя. Ехать или нет, каждый решает сам: если не получается или просто не хочется, ничего объяснять не нужно, в этот день можно закончить работу в обычное время. Ответьте, пожалуйста, до 5 июля в общем чате или лично Марине из офиса.
Лучше, если приглашение рассылает организатор или офис-менеджер. Когда то же самое пишет руководитель, многие воспринимают это как распоряжение. Если руководитель хочет поучаствовать, пусть коротко поддержит идею в общем чате и сам напишет, что поедет.
Как собрать ответы без давления
Удобный срок рассылки — за три-четыре недели до даты. Летом у людей отпуска, дачи, детские лагеря, поэтому чем раньше объявлено, тем точнее планы. Ответы собирают за неделю-полторы до выезда: столько времени обычно нужно, чтобы заказать транспорт и еду под точное число людей.
- Сначала проведите короткий опрос: устраивает ли дата, как удобнее добираться, есть ли ограничения в еде. Ответы о еде и здоровье пусть видит только организатор.
- Затем разошлите приглашение с итоговыми условиями.
- За два-три дня до срока отправьте одно напоминание в общий чат. Писать каждому лично не нужно.
- После срока уточните только у тех, кто сказал «может быть», и только чтобы понять, заказывать ли на них место в автобусе.
Варианта ответа должно быть три: «еду», «не еду», «приеду на часть времени». Третий вариант сильно снимает напряжение. Кто-то заберёт ребёнка из сада и приедет к ужину, кто-то побудет пару часов и уедет первым рейсом.
Отказ принимают одной фразой: «Спасибо, что предупредили». Не спрашивайте о причинах, не уговаривайте и не возвращайтесь к этому в курилке. Тот, кто отказался в этот раз, легче согласится в следующий, если почувствует, что выбор правда был.
Время и дорога: главное, что делает выезд удобным
Людей чаще всего останавливает дорога: далеко, неясно, как вернуться, страшно застрять до ночи. Поэтому логистику стоит продумать подробнее, чем развлечения.
Рабочий день или выходной
Выезд в рабочее время, например с обеда пятницы, проще для большинства: личный выходной остаётся нетронутым. Если мероприятие в субботу, объясните это заранее и не ставьте в упрёк тем, кто проводит выходные с семьёй. Тем, кто в будний день остаётся в офисе, стоит отпустить их в обычное время и не нагружать дополнительной работой.
Транспорт
- Заказной автобус от офиса или от крупной станции метро, если коллеги живут в разных концах города.
- Минимум два обратных рейса: ранний и поздний. Ранний нужен родителям, тем, кто живёт далеко, и тем, кто устаёт от шумных компаний.
- Схема проезда и точка на карте для тех, кто едет на своей машине, плюс информация о парковке.
- Возможность компенсировать такси тем, кто едет в другую сторону. Об этом лучше договориться до выезда.
За день до выезда разошлите короткую памятку с номером телефона водителя или организатора. Это экономит десятки вопросов в чате.
Напоминаем про завтра. Автобус стоит у главного входа с 13:45, отходим ровно в 14:00. Если опаздываете, звоните Марине, номер закреплён в чате. Обратно автобус пойдёт в 19:00 и в 22:00, места есть на оба рейса. Возьмите кепку и что-нибудь тёплое на вечер: у воды после заката прохладно. Еду и воду берём на всех.
Что должно быть на месте
На природе удобство зависит от бытовых мелочей. Перед бронированием площадки стоит съездить туда или хотя бы попросить у администрации фото и подробности.
- Навес или крытая беседка, где поместятся все сразу: и от дождя, и от солнца.
- Нормальные туалеты и место, где можно помыть руки.
- Скамейки и столы со спинками или хотя бы пледы. Сидеть весь вечер на бревне неудобно многим.
- Питьевая вода в достатке, особенно в жару.
- Средство от комаров, солнцезащитный крем, влажные салфетки.
- Аптечка и человек, который знает, где она лежит.
- Тихий уголок подальше от колонки, где можно просто поговорить.
- Связь: уточните, ловит ли телефон. Некоторым нужно оставаться на связи с семьёй.
Еду планируют так, чтобы любой нашёл, чем поужинать. Кроме мяса нужны овощи, рыба или сыр на гриле и что-нибудь вегетарианское. Напитки — с хорошим выбором безалкогольных: морсы, лимонады, чай в термосах. Тогда человеку, который не пьёт, не придётся объяснять почему.
Активности на месте предлагают, но не навязывают. Если запланированы командные игры, участвуют те, кто хочет, а остальные спокойно болеют или сидят в стороне. Ведущего стоит заранее попросить не вытаскивать людей в центр круга и не устраивать конкурсы, где приходится раздеваться, бегать наперегонки или петь под давлением.
Отношение к тем, кто не поедет
Добровольность проверяется на следующий день после выезда. Если неприехавшие слышат «ну а ты, конечно, пропустил всё самое интересное» или видят, что их не позвали на совещание, где обсуждали идеи с корпоратива, в следующий раз отказаться будет страшно.
- Не обсуждайте, кто не поехал, ни в общем чате, ни в разговорах.
- Не принимайте на выезде рабочих решений, которые касаются всей команды.
- Фотографии выкладывайте в отдельную папку, а в общий чат — пару общих снимков. Перед публикацией в соцсетях компании спросите разрешения у тех, кто попал в кадр.
- Если на выезде вручали подарки или благодарности, вручите их отсутствующим лично и без комментариев.
Спасибо всем, кто вчера выбрался к озеру, и тем, кто держал оборону в офисе. Фотографии лежат в общей папке, забирайте свои. Если кто-то не хочет, чтобы снимок с ним висел на виду, напишите, уберём.
Если что-то пошло не так
Запасной план стоит придумать до выезда, тогда в момент проблемы не придётся спорить.
Дождь или сильная жара
За два-три дня до даты проверьте прогноз. Если обещают ливень весь день, лучше перенести выезд и сразу объявить новую дату. При небольшом дожде выручит навес и заранее обговорённая с площадкой возможность перебраться в помещение. В жару сдвиньте начало ближе к вечеру и увеличьте запас воды.
Автобус опоздал или сломался
Держите под рукой номер диспетчера перевозчика и пару телефонов такси. Сообщите людям, что происходит и сколько ждать. Неизвестность злит сильнее, чем само опоздание.
Человеку стало нехорошо или нужно срочно уехать
Помогите вызвать такси или отвезите на своей машине, если кто-то из трезвых водителей готов. В остальном действуйте как обычно: при необходимости звоните в экстренные службы. Адрес площадки и точку на карте организатору лучше заранее сохранить в телефоне.
Кому-то неуютно в компании
Бывает, что человек приехал, но через час понял, что хочет домой. Ранний рейс решает эту ситуацию без неловкости. Если его нет, предложите такси и не задавайте вопросов.
Перед выездом составьте список из пяти пунктов: номер перевозчика, контакт администратора площадки, адрес, расписание рейсов, где лежит аптечка. Закрепите его в общем чате, и половина возможных проблем решится сама. А если к приглашению или благодарности после выезда захочется добавить тёплые слова, подходящее поздравление или открытку можно подобрать на «Поздравителе».