Приглашение, после которого легко отказаться
Добровольность задаётся первым сообщением. Объявление вроде «Все дарят подарки, приносим до 25-го» звучит как распоряжение, и отказ после него выглядит вызовом. Достаточно с самого начала сказать прямо: участие по желанию, никто не будет знать, кто записался, а кто нет.
В приглашении должны быть ответы на вопросы, которые коллеги иначе будут задавать в личных сообщениях:
- кто организует и к кому обращаться;
- примерный порог стоимости подарка (одной фразой, без подробностей);
- до какого числа записываться и как именно;
- когда будет жеребьёвка и когда вручение;
- что можно передумать до жеребьёвки без объяснений.
Коллеги, предлагаем перед Новым годом устроить обмен небольшими подарками вслепую: каждый узнаёт имя одного человека и готовит для него сюрприз. Участвуют только те, кому хочется. Записаться можно до 10 декабря, написав мне в личные сообщения или через форму по ссылке в закреплённом сообщении. Список участников никто, кроме организатора, не увидит. Если передумаете до жеребьёвки 12 декабря, просто напишите «выхожу», без объяснений.
Лучше обойтись без рассылки от имени руководителя, фраз «надеемся, что поучаствуют все» и персональных напоминаний тем, кто не записался. Одно общее напоминание за пару дней до срока вполне уместно, адресные выглядят как давление.
Как собрать участников без общего списка
Самый частый источник неловкости: запись «плюсиками» в общем чате или таблица, открытая всему отделу. Вот порядок, при котором никто не оказывается на виду:
- Объявите обмен за три-четыре недели до праздника. Тогда хватит времени и подумать, и купить подарок без спешки.
- Принимайте заявки только лично: в сообщении организатору, через анонимную форму или запиской в коробке у рабочего места организатора.
- Дайте на запись около недели. Срок короче выглядит как «решай сейчас», длиннее заставляет всех забыть.
- Называйте при желании число участников, но не имена. Фраза «Нас уже четырнадцать» звучит дружелюбно и никого не выделяет.
- Проведите жеребьёвку сразу после окончания записи и сообщите каждому его пару тоже лично.
Организатором лучше выбрать человека, который не руководит участниками. От руководителя приглашение воспринимается как поручение, даже если сформулировано мягко. Если организатор сам хочет участвовать, жеребьёвку можно провести вслепую: имена на одинаковых бумажках в коробке, каждый тянет сам и, если вытянул себя, тянет заново.
Анкета пожеланий: коротко и без обязательных полей
Анкета снимает главную тревогу дарителя «что дарить человеку, которого знаю только по работе». А получателю она позволяет заранее отсечь то, что точно не подойдёт. Хватит пяти-шести вопросов, и ни один не должен быть обязательным:
- Что вам точно не дарить? (например: сладкое, ароматы, сувениры с символом года)
- Есть ли продукты, которые вам нельзя?
- Чему вы обрадуетесь: чему-то полезному на рабочий стол, чему-то вкусному, мелочи для дома?
- Чем вы увлекаетесь, если хотите рассказать?
- Любимый цвет или то, что вы собираете.
- Вариант «Удивите меня» для тех, кто не хочет ничего заполнять.
Анкету раздают вместе с записью, а дарителю передают вместе с именем получателя. Пересылать анкеты целиком в общий чат не нужно: даже безобидный пункт про ограничения в еде человек может не захотеть показывать всему отделу.
Удобная жеребьёвка и вручение
Для тех, кто в офисе
Назначьте одну дату вручения, удобную большинству: обычно это последние рабочие дни перед праздниками или день офисного чаепития. Подарки подписывают именем получателя, а не дарителя. Если тайна сохраняется, можно вложить записку без подписи.
Для удалённых сотрудников и тех, кто уходит в отпуск
Спросите об этом ещё при записи: «Будете ли вы в офисе такого-то числа?» Тем, кто работает из другого города, удобнее поставить в пару человека, который сможет отправить подарок по почте или курьером, или договориться о небольшом электронном подарке. Тем, кто уходит в отпуск раньше, подарок вручают заранее, и в общей суматохе о нём не забудут.
Где хранить подарки до вручения
Выделите шкаф, коробку или полку у организатора, куда можно занести пакет, пока никто не видит. Так даритель не носит подарок по офису, а получатель не догадывается раньше времени.
Напоминание всем участникам обмена: подарки приносим до 26 декабря и оставляем в коробке под ёлкой у переговорной. Подпишите на пакете, кому он, свою подпись можно не ставить. Если не успеваете или что-то изменилось, напишите организатору, всё решаемо.
Если что-то пошло не так
Кто-то выбыл после жеребьёвки
Человек заболел, уволился или просто понял, что не потянет. Пусть он сообщит об этом только организатору. Самый простой выход: организатор заранее покупает один-два запасных подарка в пределах оговорённой суммы и закрывает пробел. Второй вариант: тихо перераспределить пары у тех, чьи подарки ещё не куплены.
Подарок не принесли к сроку
За два дня до вручения организатор проверяет, кому ещё не принесли подарок, и пишет дарителю лично, без упрёков: «Подарок пока не пришёл, помощь нужна?» Если даритель так и не успевает, выручает тот же запасной подарок. Объявлять в общем чате, кто остался без подарка и по чьей вине, не стоит.
Пришёл новый сотрудник
Если запись уже закрыта, а новичок появился за неделю до праздника, предложите ему участие лично. Включить его можно в пару с организатором или запасным подарком. Так он не почувствует себя чужим, и всю жеребьёвку переделывать не придётся.
Подарок оказался неудачным
Чтобы никто не оказался в неловкой ситуации, не устраивайте распаковку по кругу с комментариями. Пусть каждый откроет подарок, когда захочет. Анкета пожеланий заметно снижает шанс промаха, но полностью его не исключает, и это нормально.
Как сделать праздник общим и для тех, кто не участвует
Вручение лучше не превращать в торжественную церемонию посреди отдела, после которой половина коллег стоит с пустыми руками. Подарки забирают из коробки сами или раздают в течение дня, а общей частью праздника остаётся то, что касается всех: чаепитие, украшенный кабинет, открытки.
Открытку, подписанную от команды, можно положить на каждый стол, независимо от участия в обмене. Подпись лучше сделать короткой и с деталью из уходящего года:
С наступающим! Спасибо, что этой осенью мы пережили переезд на новый этаж и ни разу не потеряли кофемашину. Пусть в новом году задачи приходят вовремя, а пятницы заканчиваются по расписанию.
Если кто-то не стал участвовать, но захотел поздравить отдельных коллег, это тоже его право, и комментировать его не нужно.
Практичный совет напоследок: сразу после праздников сохраните текст приглашения, анкету и напоминание в одном файле. В следующем декабре останется поменять даты, а всё остальное будет готово. А если для общих открыток понадобятся тексты, готовые поздравления для коллег можно подобрать на сайте.