Время и место: половина добровольности решается здесь
Самый честный способ показать, что праздник для сотрудников, — провести его в рабочее время или сразу после него. Мероприятие в субботу или в пятницу до поздней ночи многие воспринимают как просьбу пожертвовать личным временем, даже если формально никто не обязывает. Осенью к этому добавляются дачные выходные, начало учебного года у детей и короткий световой день: людям хочется вернуться домой засветло.
Что обычно работает лучше всего:
- Начало в 15:00–16:00 в будний день, окончание до 19:00. Те, у кого вечером дела, успеют побыть хотя бы час.
- Середина недели. По понедельникам люди разгребают задачи, по пятницам часть команды уже на удалёнке или уезжает.
- Площадка рядом с офисом или в самом офисе. Если дорога занимает больше получаса, часть людей отсеется только из-за неё.
- Понятная продолжительность. Фраза «примерно два часа» снимает тревогу у тех, кто не любит долгие застолья.
Если коллектив работает сменами, проще провести два коротких одинаковых события, чем подбирать час, который подходит всем. Да, это больше хлопот, зато никто не чувствует себя забытым.
Приглашение, после которого не стыдно отказаться
Тон приглашения задаёт отношение ко всему празднику. Слова «явка обязательна», «ждём всех без исключения» или упоминание руководителя в духе «директор лично будет» превращают праздник в планёрку. В хорошем приглашении есть дата, время, место, что будет происходить, до какого числа ответить и прямая фраза о том, что прийти можно не на всё время или не прийти вовсе.
Коллеги, 16 октября с 16:00 до 18:30 собираемся на осенний вечер в переговорной на третьем этаже. Будут горячий чай с облепихой, пироги с яблоками и тыквой, настольные игры и небольшой обмен саженцами и черенками для тех, у кого есть дача или подоконник. Приходите на всё время или заглядывайте на полчаса между задачами. Если не получится, ничего страшного, просто отметьтесь в опросе до 10 октября, чтобы мы знали, сколько печь.
Обратите внимание: в тексте нет слов о сплочении команды и корпоративном духе. Людей привлекает конкретика — пироги, игры, саженцы. Абстрактная польза для коллектива звучит как обязанность.
Рассылать приглашение стоит за две-три недели. Раньше о нём забудут, позже у многих уже будут планы.
Формат, в котором каждый выбирает себе занятие
Добровольность касается и того, что человек делает на самом празднике. Один коллега с удовольствием выйдет на сцену, другому комфортнее тихо посидеть с чашкой какао и поговорить с соседом по отделу. Если программа построена так, что все обязаны участвовать в конкурсах, интроверты и просто уставшие люди будут уходить пораньше или вовсе не придут.
Несколько параллельных зон
Вместо одной общей программы удобно сделать два-три уголка, между которыми можно свободно перемещаться: стол с играми, место для разговоров с едой, небольшой мастер-класс, например по сборке осенних букетов из сухоцветов или росписи тыкв. Каждый выбирает своё или просто ходит и смотрит.
Активности без выхода к публике
Конкурсы с выходом на сцену можно заменить заданиями, в которых участвуют по желанию и без зрителей: анонимная викторина, коробка для записок с осенними пожеланиями коллегам, фотозона, где снимаются только те, кто сам подошёл.
Еда и напитки для всех
Заранее спросите в опросе об ограничениях в еде и сделайте так, чтобы на столе было что-то для каждого. Безалкогольные напитки должны быть полноценной частью меню: облепиховый или клюквенный морс, глинтвейн без вина на виноградном соке, горячий шоколад. Тогда человек, который не пьёт, не будет объяснять причины, а просто возьмёт кружку.
Сотрудники, которым прийти сложнее остальных
У каждой команды есть люди, для которых обычный формат неудобен. Если подумать о них заранее, праздник становится общим по-настоящему.
- Удалённые сотрудники и коллеги из других городов. Можно отправить им небольшой осенний набор: чай, варенье, открытку с подписями команды. Устроить короткое онлайн-включение на 20–30 минут с общей викториной, куда подключаются все желающие.
- Родители маленьких детей. Ранний старт и возможность прийти с ребёнком, если площадка позволяет. Даже уголок с карандашами и раскрасками решает многое.
- Сменные работники. Второе событие в другое время или часть угощения, оставленная для тех, кто работает в этот день.
- Люди с ограничениями по здоровью или подвижности. Площадка без лестниц или с лифтом, места, где можно сесть, тихий уголок подальше от музыки.
- Новички. Им сложнее всего прийти туда, где все друг друга знают. Помогает договориться, чтобы кто-то из коллег встретил новенького и позвал за свой стол.
Отдельно о тех, у кого сейчас трудный период, например недавняя утрата или болезнь близкого. Им лучше написать лично и коротко: пригласить, сказать, что будут рады видеть, если захочется, и что отказ никого не обидит. Уговаривать не нужно.
Как собрать ответы и не превратить это в перекличку
Опрос нужен организаторам для подсчёта еды и мест, а не для контроля. Чтобы он так и воспринимался, достаточно простого порядка действий:
- Сделайте короткий опрос из трёх-четырёх вопросов: придёте ли, на какую часть праздника, есть ли ограничения в еде, хотите ли онлайн-участие.
- Добавьте вариант «пока не знаю» — он честнее, чем вынужденное «да».
- Не публикуйте списки пришедших и отказавшихся. Ответы видит только организатор.
- Пришлите одно напоминание за три-четыре дня до праздника и одно утром в день события. Больше не нужно.
- Не пишите лично тем, кто не ответил, с вопросом «почему». Если важно посчитать гостей, закладывайте небольшой запас.
Напоминаем: в среду с 16:00 осенний вечер на третьем этаже. Яблочный пирог уже заказан, тыквы для росписи ждут на складе. Если планы поменялись, ответ в опросе можно изменить до вторника. Тем, кто сидит на удалёнке, в 17:00 пришлём ссылку на общую викторину.
Что делать, если людей пришло мало или кто-то не пришёл
Даже при хорошей подготовке часть команды может не прийти. Это нормально и не повод для выводов о лояльности. Главное правило: отсутствие на празднике никак не должно отражаться на работе. Никаких шуток на планёрке, вопросов от руководителя, упоминаний в оценке.
Если пришло меньше, чем рассчитывали:
- Сократите программу и сделайте её камернее: сдвиньте столы, переходите к общему разговору и играм за одним столом.
- Оставшееся угощение предложите на следующий день всем в офисе, включая тех, кто не смог прийти.
- Через неделю отправьте короткую анонимную анкету: что помешало, какое время удобнее, что хотелось бы в следующий раз. Это лучший способ понять, что поправить.
Тем, кто не пришёл, приятно получить небольшой знак внимания, который не звучит как упрёк.
Коллеги, вчерашний вечер получился уютным: расписали восемь тыкв, одна теперь живёт у бухгалтерии и смотрит на всех нарисованными глазами. На кухне остались пироги и банка облепихового варенья — угощайтесь, кто вчера не смог заглянуть. Фотографии лежат в общей папке.
Роль руководителя: присутствие без давления
От поведения руководителя зависит, поверят ли сотрудники в добровольность. Лучше, если он придёт ненадолго, скажет пару неформальных слов и не будет следить, кто пришёл, а кто нет. Долгая официальная речь с итогами квартала возвращает людей в рабочий режим.
Несколько вещей, которые руководителю стоит сделать заранее:
- Сказать на планёрке, что праздник по желанию и задачи на этот день будут скорректированы, чтобы прийти мог любой.
- Не назначать на это время совещания и дедлайны.
- Самому уйти раньше конца, чтобы и остальные не чувствовали, что обязаны сидеть до последнего.
Если хочется проверить, насколько всё получилось удобным, начните с малого: проведите первый осенний праздник коротким, в рабочее время, с одним понятным занятием, и спросите обратную связь. По ответам станет ясно, куда двигаться дальше. А текст приглашения или подпись для открытки коллегам можно подобрать среди готовых поздравлений на сайте.