Кого благодарить: список до открытия
Начните со списка людей, без которых филиал бы не открылся. Составьте его за две-три недели до события. Если делать это накануне, почти всегда забывают тех, кто работал незаметно.
Пройдите по этапам проекта и для каждого запишите имена:
- поиск помещения: кто ездил на просмотры и вёл переговоры с арендодателем;
- ремонт и оснащение: хозяйственная служба, инженеры, сотрудники, которые по вечерам принимали мебель и технику;
- связь и программы: специалисты, которые настроили сеть, кассы и доступы;
- подбор персонала: кадровая служба и руководители, проводившие собеседования;
- обучение: наставники из головного офиса, которые приезжали или вели созвоны;
- документы: юристы и бухгалтерия, кто оформлял договоры и разрешения;
- первый состав филиала, который вышел на работу среди коробок и строительной пыли.
Отдельно отметьте тех, кто ушёл из проекта или из компании до открытия, и внешних подрядчиков. Короткое письмо с благодарностью им почти ничего не стоит, а запоминается надолго.
Напротив каждого имени запишите одну строку: что конкретно сделал человек. Потом попросите двух руководителей проекта проверить список. Эти строки пригодятся для речи, открыток и рассылки.
Форматы признания: от слова до выходного дня
Публичная благодарность
Её произносят на открытии, на общем собрании или пишут во внутренней рассылке. Уложитесь в пять-семь минут. Называйте людей по именам и рядом с каждым ставьте конкретное дело. Если имён больше пятнадцати, разбейте их по этапам проекта, иначе перечень сольётся в шум.
Личная открытка или письмо
Несколько строк от руки от руководителя филиала или проекта. На одну открытку уходит две-три минуты, а хранят такие открытки годами. Подписывайте их заранее, а не в день открытия.
Официальное признание
Благодарственное письмо, грамота или запись о поощрении. Заранее уточните в кадровой службе, как это оформляется в вашей компании и учитывается ли при премировании. Для части сотрудников такой документ значит больше подарка.
Время
Дополнительный выходной, короткий день в пятницу или свободный график на неделю после открытия. Особенно это уместно для тех, кто перед запуском задерживался по вечерам и выходил в субботу.
Доверие
Предложите отличившимся сотрудникам стать наставниками при открытии следующего филиала или составить памятку для будущих команд. Обязательно спросите согласия: дополнительная работа нужна не всем.
Как сформулировать благодарность
Хорошая благодарность отвечает на три вопроса: что сделал человек, в каких условиях и что это дало филиалу. Фраза «спасибо отделу информационных технологий за работу» ни к кому не обращена. Фраза «Сергей и Алина за выходные перенастроили все кассы, когда поставщик привёз другую модель, и мы открылись в срок» говорит людям, что их работу видели.
Несколько примеров, которые можно взять за основу.
Коллеги, полгода назад здесь были голые стены и один стул, на котором по очереди сидели все, кто приезжал на объект. Наш отдел закупок четыре раза менял поставщика мебели и всё равно уложился в срок. Специалисты по связи протянули сеть за два дня вместо недели. Наставники из головного офиса провели больше тридцати занятий с новичками, часть из них по вечерам. Сегодня первый клиент зашёл в готовый зал, и сделали это вы.
Спасибо за ремонт, который вы вели как свой собственный. Помним, как вы перемерили каждую стену, когда план не совпал с реальностью, и как уговорили бригаду закончить потолки до приезда мебели. Теперь каждый, кто заходит в филиал, первым делом говорит, как здесь светло.
Дорогие коллеги из головного офиса! Вы обучали нас по видеосвязи, отвечали на вопросы в одиннадцать вечера и присылали шаблоны документов раньше, чем мы успевали о них спросить. На фото наша команда в первый рабочий день. Ждём вас в гости, чтобы показать всё вживую.
Памятные форматы, которые останутся в филиале
Памятная вещь хороша тогда, когда через год её видно и о ней можно рассказать новому сотруднику. Варианты:
- Общее фото первого состава у входа или вывески. Распечатайте его, повесьте в комнате отдыха и подпишите дату.
- Фотоальбом «до и после». Снимки пустого помещения, ремонта, первых коробок и готового зала. Соберите их в течение проекта, чтобы потом не искать по телефонам.
- Стена или доска с подписями. Каждый, кто участвовал в открытии, оставляет подпись и короткую фразу. Подойдут холст на подрамнике или большой лист в раме.
- Первый документ в рамке: чек, договор с первым клиентом, первая заявка. Сначала проверьте, что на нём нет персональных данных.
- Письмо в будущее. Команда пишет, каким видит филиал через год или пять лет. Конверт хранят у руководителя и вскрывают в годовщину.
- Растение у входа или в зале, которое команда посадила в день открытия. За ним по очереди ухаживают сотрудники.
- Короткий видеоролик из записей, сделанных во время подготовки. Хватит трёх-четырёх минут под спокойную музыку.
- Карта с городами, если у компании сеть филиалов. Новую точку отмечают на карте в головном офисе, рядом пишут дату и имена первого состава.
Подарки команде: что дарить и сколько тратить
Удобно разделить подарки на два уровня. Всем участникам вручают одинаковый базовый подарок, а ключевым людям дополнительно пишут личную открытку или дарят что-то сверх базового. Так никто не сравнивает стоимость, а особый вклад всё равно отмечен.
Базовый подарок держите в пределах обычного презента коллеге. Варианты:
- кружка или термокружка с датой открытия и адресом филиала;
- блокнот с фотографией фасада на обложке;
- футболка или толстовка для первого состава с надписью вроде «Мы открывали этот филиал»;
- сладости или чай от местных производителей из города, где открылся филиал;
- значок или брелок с символикой компании и датой.
Сувениры с нанесением делают от нескольких дней до двух недель, поэтому заказывайте их заранее. Размеры одежды соберите анонимной формой: люди охотнее называют размер, когда его не видят коллеги. Алкоголь в качестве общего подарка не подходит, кто-то его не пьёт совсем.
Если кого-то забыли или что-то пошло не так
Ошибки случаются даже при хорошей подготовке. Большинство из них можно исправить в тот же день или на следующей неделе.
- Не назвали человека в речи. Напишите ему лично в тот же вечер, а в ближайшей рассылке добавьте отдельную благодарность с описанием его вклада.
- Часть команды работала удалённо. Включите трансляцию открытия или запишите речь на видео. Подарки отправьте так, чтобы их получили в день открытия или сразу после.
- Открытие перенесли. На памятных вещах лучше указать фактическую дату. Если сувениры уже готовы со старой, обыграйте это в речи: так появится внутренняя история филиала.
- Спор, кто сделал больше. Благодарите за этапы и конкретные действия и не выстраивайте рейтинг. Слова «главный герой открытия» лучше не произносить совсем.
- Человек ушёл из компании до открытия. Отправьте ему фото готового филиала и пару строк о том, что из его работы пригодилось.
План на три недели
- За три недели: составьте список участников и строку о вкладе каждого, закажите сувениры, соберите размеры одежды.
- За две недели: согласуйте с кадровой службой официальные благодарности и дополнительные выходные, начните собирать фото для альбома и видео.
- За неделю: напишите текст речи, подпишите открытки, подготовьте раму или холст для подписей.
- За день: проверьте, что подарки разложены по именам и ни одной фамилии не пропущено, назначьте человека, который сделает общее фото.
- В течение недели после открытия: отправьте рассылку с благодарностями и фотографиями, напишите тем, кого не было на месте.
Положите список участников с описанием их вклада в общую папку проекта. Когда компания будет открывать следующий филиал, он сэкономит несколько дней подготовки. А подходящую открытку или текст благодарности для коллег можно подобрать на «Поздравителе».