Какой формат выбрать
Отталкивайтесь от размера команды, запаса времени на подготовку и площади нового пространства. Для десяти человек и для двухсот подходят разные сценарии.
- Экскурсия и кофе. Руководитель или офис-менеджер проводит всех по этажу: показывает переговорки, кухню, зоны отдыха, рассказывает, где что лежит и как бронировать комнаты. После этого — кофе с выпечкой на кухне. Подготовка занимает один день, затраты минимальные. Подходит командам до 30 человек.
- Открытый день. Сотрудники заходят в течение дня, когда удобно. В одной из переговорок стоит стол с угощением, на стене — план офиса и листки с полезной информацией: пароль от сети, номер управляющей компании, где принтер. Хороший вариант, если часть команды работает удалённо или в разные смены.
- Вечер после работы. Два часа в самом офисе: короткое слово руководителя, фуршет, музыка, одна-две активности. Формат для компаний от 30 до 150 человек, когда хочется собрать всех вместе и при этом не превращать событие в банкет.
- Открытие с гостями. Приглашаете партнёров, соседей по бизнес-центру, бывших коллег. Требует больше подготовки, зато знакомит окружение с новым адресом. Официоза здесь больше по определению, поэтому для своих лучше провести отдельный неформальный вечер в другой день.
Если сомневаетесь, берите вариант проще. Переезд сам по себе отнимает силы, и команде приятнее спокойный вечер с едой, чем длинная программа с конкурсами.
Когда проводить и как спланировать
Отмечать в день переезда не стоит: коробки не разобраны, интернет может не работать, половина людей ищет свои мониторы. Удобный момент — через одну-две недели, когда все освоились, а ощущение новизны ещё не пропало. День недели — четверг или пятница, чтобы никто не думал о раннем подъёме. Начало — через полчаса после конца рабочего дня, чтобы успели закрыть задачи и не разошлись по домам.
- За три недели. Определите формат, бюджет и дату. Уточните у арендодателя или управляющей компании, можно ли шуметь после рабочего дня, до какого часа работает охрана и пропускают ли гостей без заявки.
- За две недели. Отправьте приглашение в общий чат или по почте: дата, время, короткое описание программы. Попросите отметить, кто придёт, — так проще считать еду.
- За неделю. Закажите еду и напитки. Проверьте, хватает ли стульев, нужны ли удлинители, колонка, экран для фотографий. Если планируете музыку, соберите плейлист заранее и попросите коллег добавить по песне.
- За два дня. Пройдитесь по программе с теми, кто будет говорить или что-то вести. Распределите роли: кто встречает, кто отвечает за еду и музыку, кто остаётся убирать.
- В день события. Утром убедитесь, что кухня и переговорки свободны, вечерние созвоны перенесены, а в общий чат ушло напоминание со временем и местом сбора.
Программа на два часа
Расписание ниже рассчитано на вечер после работы в офисе на 40–80 человек. Его легко сократить до часа, убрав активности, или растянуть, добавив вторую.
- 18:30–18:50. Сбор. Люди подходят, берут напитки, разглядывают новое пространство. В это время ничего не объявляйте — пусть все соберутся.
- 18:50–19:00. Слово руководителя. Не дольше пяти минут: зачем переехали, что изменилось, что дальше. Без презентации и без подсчёта квадратных метров.
- 19:00–19:15. Экскурсия. Разделите людей на две-три группы, у каждой свой проводник. Покажите неочевидное: где тихая комната, как работает кофемашина, куда звонить, если сломался замок.
- 19:15–19:45. Фуршет и свободное общение. Еду лучше расставить в двух-трёх точках, чтобы не образовалась очередь у одного стола.
- 19:45–20:10. Активность. Варианты: голосование за названия переговорок, короткая викторина про старый офис, общая фотография на фоне входа, стена пожеланий новому месту на стикерах.
- 20:10–20:30. Музыка, разговоры, уборка. Заранее договоритесь, кто остаётся до конца и закрывает офис.
Главное правило программы: ни один пункт не должен требовать, чтобы все сели и слушали дольше пяти минут. Как только появляется ощущение собрания, настроение праздника уходит.
Что сказать на открытии
Короткую речь лучше написать заранее и прочитать вслух, засекая время. Если укладывается в три минуты — хорошо. Говорите о конкретных вещах: почему переехали, что в новом месте удобнее, кого благодарите за переезд. Избегайте терминов из презентаций для инвесторов.
Мы полгода искали место, где всем хватит столов и не придётся занимать переговорку за неделю. Теперь их шесть, и ни одна не называется «та, где холодно». Спасибо всем, кто таскал коробки, настраивал сеть и терпел две недели без принтера. Освоимся, и тогда, если что-то неудобно — пишите, будем переделывать. А сейчас — кухня слева, там ждут пироги.
Коротко: старый офис мы любили, но в нём было тесно и не было окон на кухне. Здесь окна есть, кухня больше, а до метро пять минут. Отдельно хочу сказать спасибо тем, кто переезжал первым и проверял, работает ли здесь вообще что-нибудь. Работает. Давайте посмотрим, где что находится, а потом поедим.
Если руководитель не любит выступать, слово можно передать тому, кто занимался переездом. Такая речь звучит живее: человек рассказывает, как искали помещение, что пошло не по плану и почему в итоге выбрали именно этот этаж.
Для чата или письма перед событием хватит нескольких строк.
В четверг в 18:30 собираемся на кухне нового офиса: покажем, где что, поедим и придумаем названия переговоркам. Приходите в чём удобно, с собой ничего не нужно. Кто работает из дома — подключим через экран в большой переговорке в 18:50, чтобы послушать и помахать.
Еда, пространство и мелочи, которые забывают
Угощение для вечернего формата — фуршет без горячего: сэндвичи, овощи, сыр, фрукты, выпечка, пара вариантов на случай, если кто-то не ест мясо. Из расчёта на человека — примерно восемь-десять небольших порций и два-три напитка. Напитки — вода, сок, лимонад, кофе и чай; если планируется что-то крепче, держите это на отдельном столе и в скромном объёме, а не в центре вечера.
Что подготовить заранее
- Одноразовую или многоразовую посуду, салфетки, мешки для мусора — их всегда не хватает.
- Указатели: от входа до нужного этажа, особенно если в здании несколько компаний и охрана.
- План офиса на видном месте с подписанными переговорками, кухней, туалетами, кабинетом, где лежит аптечка.
- Стикеры и маркеры для стены пожеланий или голосования.
- Колонку с проверенным заранее плейлистом и запасным кабелем.
- Коробку для забытых вещей: после таких вечеров всегда остаются зарядки и кружки.
Чего лучше избежать
- Перерезания ленточки, если в команде это вызывает улыбку. Если всё-таки хочется ритуала, доверьте ленточку тому, кто дольше всех работает в компании, или самому новому сотруднику.
- Длинных тостов по кругу — люди устают после третьего.
- Обязательных конкурсов с вызовом к доске. Активность должна быть такой, чтобы в ней можно было не участвовать без неловкости.
- Полной тишины: без фоновой музыки большой офис звучит как опустевшая столовая.
Если что-то пошло не так
Накладки случаются почти всегда, и большинство из них не портит вечер, если заранее знать, что делать.
- Еду привезли с опозданием. Начните с экскурсии и слова руководителя, переставив пункты программы. Напитки и то, что есть на кухне, выставьте сразу.
- Пришло вдвое меньше людей, чем записалось. Сдвиньте столы ближе друг к другу и уберите часть стульев — в заполненном углу уютнее, чем в полупустом зале. Остатки еды можно оставить на кухне на завтра и написать об этом в чат.
- Не работает колонка или экран. Играйте музыку с ноутбука, удалённых коллег подключите с телефона и просто пронесите его по офису во время экскурсии.
- Охрана просит закончить раньше. Поэтому и нужно уточнять часы заранее; если не получилось, завершайте общим фото и благодарностью, а желающих продолжить отправьте в ближайшее кафе.
- Руководитель задерживается. Слово берёт тот, кто вёл переезд, а руководитель скажет несколько фраз, когда приедет, — без восстановления программы с начала.
Сразу после события напишите в общий чат пару строк: спасибо, что пришли, фотографии — в такой-то папке, названия переговорок — такие-то. Это закрывает вечер и даёт тем, кто не смог прийти, ощущение, что их не забыли.
Если нужен текст поздравления команде с переездом для письма или открытки на кухню, готовые варианты можно подобрать на нашем сайте.