Сначала спросите самого коллегу
Самая частая ошибка — готовить прощание «как всегда у нас принято», не уточнив, хочет ли этого уходящий. Кто-то ждёт, что отдел соберётся и скажет тёплые слова, а кому-то сама мысль о том, что сейчас все встанут в кружок и будут смотреть на него, кажется пыткой.
За несколько дней до даты задайте три простых вопроса лично или в сообщении:
- Хотите ли вы, чтобы мы собрались, или лучше просто попрощаться в рабочем порядке?
- В какое время удобнее: утром, в обед или ближе к концу дня?
- Узким кругом или всем отделом?
Ответ «ничего не надо» стоит принимать всерьёз. В этом случае достаточно открытки с подписями и пары слов от тех, с кем человек работал ближе всего. Навязанный праздник запоминается хуже, чем его отсутствие.
Если коллега согласен на встречу, уточните ещё одно: можно ли звать людей из других отделов. Иногда у человека есть близкие знакомые в соседней команде, и без них картина будет неполной.
Выберите формат под характер человека и команды
Формат зависит от трёх вещей: сколько людей, сколько времени реально есть и насколько уходящий любит внимание. Несколько рабочих вариантов:
- Чай в переговорной на 20–30 минут. Самый универсальный вариант. Торт или пирог, чайник, несколько слов — и все возвращаются к делам. Подходит, если в команде 5–15 человек и у всех загруженный день.
- Совместный обед. Хорош для небольших команд. Разговор идёт сам собой, никому не нужно произносить речь. Столик лучше забронировать заранее, а счёт за уходящего взять на себя.
- Последние полчаса рабочего дня. Удобно, когда не хочется прерывать работу: человек заканчивает дела, передаёт доступы, и в конце все собираются проводить. Минус — часть команды может уже уйти или спешить.
- Встреча вне офиса после работы. Подходит, если коллега сам предложил или команда и так регулярно встречается. Не стоит превращать это в обязательное мероприятие: кто не может, тот не идёт.
- Тихое прощание. Открытка, небольшой подарок, рукопожатие и пара фраз от каждого по очереди в течение дня. Для интровертов и для ситуаций, когда уход случился быстро.
Если команда большая и мнения расходятся, выбирайте чай в переговорной: это самый короткий и ненавязчивый формат, который редко кого-то раздражает.
План подготовки за три дня
Распределите задачи между двумя-тремя людьми, иначе всё ляжет на одного человека, и он будет в последний момент бегать за тортом.
- За три дня. Один человек пишет в общий чат (без уходящего) короткое сообщение: когда собираемся, кто скидывается на подарок, до какого числа. Сумму лучше назвать сразу и сделать её посильной — в пределах обычного подарка на день рождения коллеги. Участие добровольное, об этом тоже стоит написать прямо.
- За два дня. Второй человек покупает открытку и запускает её по кругу. Удобнее передавать из рук в руки, чем оставлять на столе: так подпишут все, а не только те, кто проходил мимо. Для удалённых коллег — попросить прислать пару строк в личку, чтобы вписать их от руки.
- За день. Купить подарок, заказать или испечь что-то к чаю, проверить, свободна ли переговорная в нужное время. Если планируется обед — подтвердить бронь.
- В день прощания. За полчаса до сбора напомнить всем в чате. Заранее поставить чайник, разложить тарелки, положить открытку и подарок на видное место. Уходящий в этот момент не должен ничего делать сам — ни искать нож, ни двигать стулья.
Отдельный пункт — руководитель. Если он хочет сказать слово, попросите уложиться в минуту-две. Длинный монолог о вкладе в показатели превращает чаепитие в совещание.
Что сказать вместо речи
Без официоза — не значит без слов. Люди ждут, что кто-то скажет что-то вслух, иначе все просто молча едят торт. Но говорить лучше коротко и о конкретном: случай из работы, привычка, за которую будут скучать, пожелание на новое место.
Если боитесь, что повиснет пауза, договоритесь заранее, кто начнёт. Обычно хватает двух-трёх выступающих: руководитель, ближайший коллега и кто-то, с кем уходящий начинал. Остальные подхватят сами или добавят что-то в открытке.
Примеры коротких слов, которые звучат по-человечески:
Три года назад вы пришли, когда у нас горел проект по складу, и первое, что сделали, — переписали все таблицы так, что их наконец стало можно читать. С тех пор мы ни разу не возвращались к старому варианту. Спасибо за это и за то, что вас всегда можно было спросить про что угодно и получить ответ без закатывания глаз.
Без вас в кухне станет тише, и кофеварка, скорее всего, снова сломается, потому что только вы знали, как её чинить. На новом месте пусть будут такие же толковые коллеги и начальство, которое ценит прямые ответы. Пишите, как устроитесь.
Мы с вами начинали в одном месяце и сидели за соседними столами, когда ещё не было ни этого офиса, ни половины команды. Жаль, что дальше наши дороги расходятся, но хорошо, что они вообще пересеклись. Удачи с новой ролью, обязательно расскажите, что там за кухня.
То же самое работает и для подписи на открытке: одна-две фразы с деталью, которую помните только вы, стоят больше, чем стандартное «успехов на новом месте».
Если коллега работал удалённо
Для распределённой команды формат чая не подходит, но прощание всё равно можно сделать живым, а не сводить к сообщению в общем чате.
- Назначьте короткий созвон на 20–30 минут и назовите его честно: «проводы», а не «синк». Люди иначе настроятся.
- Попросите всех включить камеры. Прощание с чёрными квадратами и аватарками выглядит грустно.
- Подарок отправьте заранее, чтобы он пришёл к дате, и договоритесь, что открывать его будут на созвоне.
- Открытку можно сделать общую: собрать короткие сообщения от каждого в один файл и зачитать вслух или отправить после встречи.
- Если у уходящего в городе есть коллеги из команды, они могут встретиться с ним лично, а остальные подключатся онлайн.
Главное для удалённого прощания — конкретное время и конкретный ведущий, который начнёт, передаст слово и завершит. Без этого встреча растекается на неловкие паузы.
Когда уход не праздничный
Коллега может уходить после сокращения, конфликта с руководством или по тяжёлым личным обстоятельствам. Правило одно: тон задаёт сам человек, а команда подстраивается.
Что помогает в таких ситуациях:
- Не делать вид, что ничего не происходит, но и не обсуждать причины ухода при всех. Собрались проводить человека, а не разбирать, кто прав.
- Если уходящий не хочет встречи, ограничиться открыткой и личными сообщениями. Даже в сложной ситуации людям приятно знать, что их работу заметили.
- В словах говорить о работе и о человеке, а не о будущем. Пожелание «пусть всё сложится» в день сокращения звучит пусто; лучше сказать, что конкретно было хорошо, пока работали вместе.
- Руководителю, с которым был конфликт, лучше сказать несколько нейтральных слов или вообще уступить слово команде.
Если причина ухода — болезнь или семейная беда, спросите заранее, как человек хочет, чтобы об этом говорили, и не превращайте прощание в поток сочувствия. Иногда самое уместное — обычный чай, разговор о рабочих мелочах и предложение помочь с конкретным делом.
Чего избегать в последний день
Несколько вещей, которые портят даже хорошо подготовленное прощание:
- Назначать сбор, когда у уходящего ещё идёт передача дел. Пусть сначала закроет задачи, потом отпразднует.
- Просить коллегу «сказать ответное слово» без предупреждения. Если хотите, чтобы он что-то сказал, предупредите утром.
- Затягивать. Полчаса — нормальная длина, час — уже тяжело для всех, у кого дела.
- Сбрасывать организацию на самого уходящего: «ты же приносишь торт?». Это его день, расходы и хлопоты берёт команда.
- Дарить что-то «с намёком» на новое место или на причину ухода. Шутки про конкурентов, бывшего начальника или зарплату уместны только в очень близком кругу.
Перед тем как рассылать приглашение, перечитайте его глазами уходящего: понятно ли время, место, кто будет, и нет ли там обязательств для него. Если всё ясно и ничего не нужно делать самому — приглашение хорошее. Готовые тексты для открытки коллеге, которую подпишет вся команда, можно подобрать на сайте.