Приглашение, после которого легко сказать «нет»
Коллеги считывают обязательность по мелочам: кто пишет, каким тоном, в какие сроки и спрашивают ли причину отказа. Если письмо приходит от руководителя со словами «явка всех сотрудников», это уже распоряжение. Если в приглашении прямо сказано, что можно не приходить, и есть простой способ ответить, людям проще решить так, как удобно им самим.
Что стоит указать в приглашении:
- дату, время начала и примерное время окончания, чтобы люди могли спланировать вечер;
- место и как туда добраться, есть ли парковка или остановка рядом;
- формат: ужин, чаепитие в офисе, прогулка, мастер-класс;
- будет ли сбор денег и на что именно;
- срок, до которого нужно ответить, и куда писать;
- прямую фразу о том, что участие по желанию и объяснять отказ не нужно.
Отправляйте приглашение за две-три недели. В декабре у многих расписаны выходные, дети выступают на утренниках, кто-то уезжает к родным. Короткий срок сам по себе давит: человек не успевает перестроить планы и чувствует себя виноватым.
Коллеги, 20 декабря в 17:00 собираемся в переговорной на третьем этаже: горячий чай, пироги из пекарни через дорогу, настольные игры и коробка с мандаринами. Расходимся примерно в 19:30, но уйти можно в любой момент. Участие по желанию, причины отказа никто не спрашивает. Напишите в общем чате до 13 декабря, придёте вы или нет, чтобы мы заказали нужное количество пирогов.
Для ответа подойдёт опрос в рабочем чате или общая таблица, куда можно поставить «да», «нет» или «пока не знаю». Вариант «не знаю» снимает напряжение: человек не обязан решать сразу. Списки отказавшихся лучше не показывать всем, достаточно, чтобы их видел организатор.
Время и место, удобные большинству
Самое частое препятствие для участия — неудобное время. Встреча в пятницу до полуночи отсекает родителей маленьких детей, тех, кто живёт за городом, и всех, кто просто устал к концу недели.
Когда проводить
- В рабочее время. Последние два часа рабочего дня — самый мягкий вариант: никто не жертвует личным вечером, а уйти домой можно как обычно.
- Ранним вечером. Начало в 17:00–18:00 и окончание до 21:00 удобнее, чем позднее застолье.
- Днём в обед. Праздничный обед подходит командам, где многие работают по сменам или заняты вечерами.
Рождество отмечают в разные даты: многие 25 декабря, многие 7 января, а кто-то не отмечает вовсе. Встречу удобно провести во второй половине декабря, до массовых отпусков. Название тоже можно сделать нейтральнее, например «зимняя встреча команды». Так коллеги, которые не празднуют Рождество, не будут чувствовать себя лишними.
Где проводить
Выбирайте место недалеко от офиса или там, куда удобно добираться большинству. Узнайте заранее, есть ли пандус или лифт, тихий угол и гардероб. Если часть команды работает удалённо, предусмотрите для них отдельный короткий созвон или онлайн-игру. Трансляция застолья, на которой удалённые просто смотрят, как едят другие, работает плохо.
Деньги и подарки без давления
Общий сбор — тонкое место. Сумма, которая одному кажется мелочью, для другого заметна, особенно в декабре. Если человек не сдаёт деньги, это не должно обсуждаться при всех.
- Назовите сумму заранее, в самом приглашении, и объясните, что на неё покупается.
- Собирайте деньги в личных сообщениях, не публикуйте в чате списки «кто сдал».
- Если встреча проходит в рабочее время, обсудите с руководством, может ли компания взять часть расходов на себя.
- Тем, кто не идёт, не предлагайте «скинуться за компанию».
Обмен подарками, в том числе «Тайный Санта», лучше сделать отдельной опцией с отдельной записью. Многие охотно придут на чай, но не хотят тратить вечер на поиски подарка для малознакомого коллеги. Ограничьте стоимость небольшой суммой и предложите варианты: книга, сладости, растение в горшке, кружка, открытка с тёплыми словами. Тот, кто не участвует в обмене, не должен уходить с пустыми руками на глазах у всех: можно положить на стол общую вазу с конфетами или маленькие сувениры для каждого.
На самой встрече: каждый выбирает сам
Пришедший человек тоже имеет право участвовать в программе ровно настолько, насколько ему комфортно. Вот что помогает:
- безалкогольные напитки на столе стоят на видном месте и в том же количестве, что и остальные, а вопрос «почему не пьёшь» никто не задаёт;
- в меню есть блюда без мяса и без распространённых аллергенов, а у каждого блюда — подпись с составом;
- игры и конкурсы по желанию, никого не вызывают к микрофону поимённо;
- тосты и речи тоже по желанию, не по кругу;
- есть место, где можно спокойно поговорить вдвоём или посидеть без шума;
- фотографии с коллегами публикуют только с согласия тех, кто на них есть, а в общий чат лучше выкладывать общие снимки без случайных кадров;
- уйти раньше — нормально, и об этом говорит сам организатор в начале вечера.
Одна фраза ведущего в начале снимает много неловкости. Например: «Программа на ваш выбор: кто хочет — играет, кто хочет — просто ест пироги и болтает. Уходите, когда удобно, прощаться со всеми необязательно».
Как отказаться и как принять отказ
Отказ без объяснений — нормальный ответ. Тем, кто не идёт, хватит короткого вежливого сообщения: оно сохраняет добрые отношения и не требует подробностей.
Спасибо за приглашение и за то, что всё так продумано! В этот раз у меня не получится. Хорошего вечера всей команде, а мандарины, если останутся, с удовольствием доем в понедельник.
Руководителю и организатору стоит договориться о нескольких правилах заранее:
- не спрашивать причину отказа ни в чате, ни лично;
- не отмечать отсутствующих в итоговых сообщениях и не шутить о них;
- не связывать участие с премией, оценкой работы или распределением отпусков;
- не устраивать «повторную попытку» с уговорами за день до встречи.
Тех, кто не пришёл, легко включить в праздник иначе. Можно оставить на рабочем месте открытку, отправить в общий чат тёплое сообщение или устроить на следующий день утренний кофе с остатками угощения.
Коллеги, вчера посидели душевно: доели все пироги, узнали, что в отделе продаж есть чемпион по «Крокодилу», и придумали название для нашего чайного клуба. Тем, кто не смог прийти, оставили на кухне коробку конфет. Угощайтесь, она общая.
Если что-то пошло не так
Даже при хорошей подготовке случаются накладки. Вот как действовать в типичных ситуациях.
Записалось мало людей
Не переносите встречу ради «полного состава» и не рассылайте напоминания с упрёком. Камерный вечер на шесть человек часто проходит теплее большого застолья. Зал можно заменить на столик в кафе, а меню уменьшить.
Руководитель требует, чтобы были все
Спокойно обсудите это с ним до рассылки. Объясните, что принудительная встреча чаще портит настроение, чем сплачивает. Предложите компромисс: короткая общая часть в рабочее время и необязательное продолжение для желающих.
Кому-то стало неловко прямо на вечере
Если коллегу втягивают в конкурс, который ему не нравится, или настойчиво предлагают напитки, организатор может мягко переключить внимание: позвать помочь с чаем, предложить другую игру. Позже стоит поговорить отдельно с тем, кто перегнул палку, без публичных замечаний.
Кто-то обиделся, что его не позвали
Обычно так бывает с новичками, сотрудниками на испытательном сроке или коллегами из соседних отделов, которых забыли добавить в чат. Извинитесь коротко и без оправданий, а в следующий раз сверяйте список адресатов с актуальным составом команды.
Перед рассылкой приглашения перечитайте его глазами самого занятого и самого стеснительного человека в команде: если ему легко ответить и прийти, и отказаться, формат выбран удачно. А подписать открытку коллегам, которые не смогли прийти, помогут готовые поздравления на нашем сайте.