Приглашение, после которого легко сказать «нет»
Добровольность задаёт первое сообщение. Если в нём есть «явка обязательна», «ждём всех без исключения» или «руководство рассчитывает на вас», дальше никакие слова не помогут. Человек должен с первых строк понять, что отказ никто не запомнит и обсуждать не будет.
Что стоит указать в приглашении:
- дату, время начала и примерное время окончания, чтобы можно было договориться с семьёй или планировать дорогу;
- место и как туда добраться, есть ли рядом остановка и парковка;
- формат: сидячий, на ногах, на улице или в помещении;
- что напитки будут безалкогольные, это снимает лишние вопросы заранее;
- прямую фразу о том, что можно прийти на часть встречи или не прийти вовсе;
- срок, до которого нужно ответить, и способ ответа.
Ответ лучше собирать в личном сообщении организатору или через анонимную форму. Когда люди отписываются в общем чате, отказ сразу виден всем, и кто-то соглашается просто из неловкости.
Коллеги, 18 апреля с 16:00 до 19:00 собираемся в зале на третьем этаже: чай, лимонады, весенние пироги из пекарни через дорогу и настольные игры. Приходите к началу, к середине или на полчаса, как удобно. Если не получается или не хочется, ничего объяснять не нужно. Напишите, пожалуйста, до 11 апреля, придёте ли, чтобы мы рассчитали угощение.
Друзья, в пятницу после обеда устраиваем пикник во дворе офиса, если позволит погода. Будут пледы, раскладные стулья, морс и бутерброды. Работу на это время никто не отменяет: у кого горит задача, спокойно доделывайте и подходите позже или не подходите совсем. Заявки принимаем до среды.
Время и дата: как не отсечь половину команды
Вечер пятницы кажется очевидным выбором, но он неудобен родителям маленьких детей, тем, кто живёт за городом, и тем, у кого на выходные уже есть планы. Встреча в рабочее время, например в последние два-три часа дня, обычно собирает больше людей и сама по себе выглядит добровольнее: никто не жертвует личным вечером.
Порядок, который помогает выбрать дату:
- За три-четыре недели предложите два-три варианта дня и времени и попросите отметить все подходящие.
- Сверьтесь с рабочим календарём: отчётные периоды, запуски проектов, отпуска.
- Учтите весенние праздники. Неделя вокруг 8 Марта у многих занята семейными делами, а перед майскими кто-то уезжает раньше.
- Выберите вариант, который подходит большинству, и сразу объявите итог, чтобы никто не ждал повторного опроса.
Если в команде есть сменный график или сотрудники в разных часовых поясах, подумайте о двух коротких встречах вместо одной большой. Для удалённых коллег можно устроить часовой созвон с общим чаепитием, а сладости заранее разослать по адресам, если это укладывается в возможности компании.
Место, где удобно всем
Неудобное место отсеивает людей тихо: человек просто пишет «не смогу» и не объясняет почему. Чтобы этого не было, проверьте площадку по нескольким пунктам ещё до бронирования.
- Дорога. Добраться от офиса пешком или общественным транспортом должно быть несложно, а вернуться домой не слишком поздно.
- Доступность. Лифт или пандус, отсутствие крутых лестниц, туалет на том же уровне. Об этом лучше подумать заранее, даже если сейчас в команде никому это не нужно.
- Места для сидения. Даже на фуршете часть гостей захочет сесть, особенно если встреча длится больше часа.
- Тихий угол. Отдельный столик или комната, где можно поговорить без музыки или просто передохнуть от шума.
- Запасной вариант на случай погоды, если весной вы планируете выйти на улицу. В апреле солнечное утро вполне может закончиться дождём и ветром.
Про еду проще всего спросить в той же форме, где люди подтверждают участие: «Есть ли продукты, которые вы не едите?» Без уточнения причин. Тогда на столе окажутся и постные блюда, и что-то без орехов или молочного, и никому не придётся объяснять за столом, почему он ничего не взял.
Частичное участие как норма
Многие отказываются от корпоративов из страха застрять на три часа там, где им некомфортно. Если заранее и вслух разрешить приходить и уходить в любой момент, на встречу заглянут даже те, кто обычно избегает общих мероприятий.
Что для этого сделать:
- Постройте встречу так, чтобы её нельзя было «пропустить». Без единого торжественного момента, на который все обязаны успеть, кроме разве что короткого слова руководителя в начале.
- Делайте все игры и активности по желанию. Тот, кто хочет участвовать в викторине, подходит к столу с викториной, остальные спокойно общаются в стороне.
- Не вызывайте никого к микрофону и не просите произносить тосты по кругу.
- Не устраивайте прощальных ритуалов. Человек, который уходит через сорок минут, должен иметь возможность просто попрощаться с соседями.
Отсутствие алкоголя здесь работает в плюс. Никто не уговаривает «посидеть ещё», не появляется неловкого момента, когда уходят только трезвые, а водителям и тем, кто не пьёт по любой причине, не нужно ничего объяснять.
Чего не делать руководителю и организаторам
Самое добровольное приглашение перестаёт работать, если потом кто-то из начальства спрашивает: «А почему вас не было?» Договоритесь внутри оргкомитета и с руководителями отделов о нескольких простых правилах.
- Никаких списков присутствия и перекличек. Число гостей нужно только для заказа еды.
- Участие или отказ не обсуждаются на планёрках, в оценке работы и в разговорах о премиях.
- Фотографии делаются только с согласия. Можно попросить тех, кто не хочет попадать в кадр, прикрепить на бейдж маленькую наклейку, и фотограф будет их обходить.
- Снимки выкладываются в общий доступ только после того, как люди на них не возражают.
- Никаких шуток про тех, кто не пришёл или рано ушёл, даже доброжелательных.
Руководителю полезно самому уйти чуть раньше конца или прийти не к началу. Это лучше любых слов показывает, что свободный график встречи касается всех.
Если что-то пошло не так
Записалось мало людей
Не рассылайте повторных приглашений с нажимом. Лучше уменьшить масштаб: зал поменьше, меньше угощения, формат чаепития вместо большого праздника. Камерная встреча на восемь человек часто проходит теплее, чем полупустой банкетный зал. После праздника можно анонимно спросить, что помешало прийти: время, место или формат.
Кто-то принёс алкоголь
Об этом лучше предупредить в приглашении и напомнить в день встречи. Если бутылка всё же появилась, организатор спокойно и без публичности просит убрать её, напоминая о договорённости. Обычно этого достаточно.
Сотрудник обиделся, что его не позвали или позвали не так
Чаще всего это значит, что приглашение затерялось в чате или пришло в последний момент. Извинитесь лично и коротко, без длинных объяснений, а в следующий раз дублируйте приглашение письмом или личным сообщением каждому.
Испортилась погода
Если встреча на улице, заранее назначьте время, когда принимается решение о переносе, например в 12:00 того же дня, и сообщите об этом в приглашении. Так никто не будет гадать и звонить организаторам.
Как поддержать тех, кто не пришёл
У людей бывают самые разные причины пропустить праздник, и о многих из них не принято рассказывать. Поэтому после встречи стоит оставить знак внимания для всех, а не только для тех, кто был.
- Оставить часть угощения на кухне на следующий день с запиской, что это для всех.
- Отправить в общий чат пару фотографий, где нет крупных планов, только стол, цветы, интерьер.
- Если были небольшие подарки, например весенние открытки или горшочки с рассадой, раздать их и тем, кто отсутствовал.
Спасибо всем, кто заглянул вчера, хоть на десять минут. Пироги с капустой закончились первыми, а вот яблочные ещё лежат на кухне, угощайтесь, пока свежие. Тем, кого не было, оставили тюльпаны в стаканах на подоконнике у переговорной, забирайте себе на стол.
Перед следующим корпоративом перечитайте приглашение глазами самого занятого и самого стеснительного коллеги: если обоим понятно, как прийти ненадолго или спокойно отказаться, текст готов. А весенние открытки и короткие поздравления для коллег можно подобрать на «Поздравителе».