Какой формат подойдёт вашей команде
Первое знакомство с новым руководителем лучше уложить в 30–40 минут и провести в рабочее время. Длинный вечер с тостами на первой неделе чаще смущает, чем сближает: человек ещё не запомнил имена, а коллектив не понял, с кем имеет дело. Выбор формата зависит от размера команды и от того, насколько руководитель уже знаком с людьми.
- Кофе-пауза в общей зоне. Для команд до 15 человек. Пирог или фрукты, чай, свободное общение, никаких речей дольше двух минут.
- Совместный обед. Подходит, если отдел небольшой и привык обедать вместе. Руководитель видит людей в неформальной обстановке, но ситуация остаётся рабочей.
- Короткая встреча в переговорной с чаем. Для отделов от 15 до 40 человек: каждый называет себя и свою зону ответственности, руководитель говорит несколько слов, дальше чай.
- Знакомство по подгруппам. Если команда распределённая или больше 40 человек, одна общая встреча не сработает — лучше серия коротких встреч по направлениям в течение первой недели.
- Онлайн-встреча на 20 минут. Для удалённых команд: камеры включены, каждый представляется, заранее собранные вопросы задаёт модератор.
Если руководитель вырос внутри компании и всех знает, знакомство заменяют коротким разговором о том, что меняется в работе, — и чаем.
Кто организует и в какие сроки
Ответственного назначают до выхода руководителя — обычно это HR-специалист, офис-менеджер или кто-то из старших сотрудников отдела. Сам новый руководитель организовывать своё знакомство не должен: это ставит его в неловкое положение.
Примерный график
- За неделю до выхода: согласовать с руководителем формат и время. Спросить напрямую, как ему комфортнее — некоторые просят обойтись без общего сбора и предпочитают обойти людей по одному.
- За три дня: отправить команде приглашение с датой, временем и форматом. Указать, что встреча короткая и в рабочее время.
- За день: заказать или купить угощение, проверить переговорную, подготовить для руководителя список участников с именами и должностями.
- В день встречи: собрать людей за пять минут до начала, чтобы руководитель не входил в пустую комнату.
Удачное время — второй или третий рабочий день. В первый день человек заполняет документы и получает доступы; к концу первой недели момент уже упущен и встреча выглядит запоздалой.
Что подготовить заранее
Список короткий, но каждый пункт экономит неловкие паузы.
- Список команды с именами, должностями и фотографиями, если они есть в корпоративной системе. Руководителю проще, когда он заранее видел лица.
- Три-четыре вопроса от команды. Собрать их можно в общем чате: о чём хочется спросить нового руководителя. Вопросы про зарплаты и сокращения на первую встречу не выносят — для них есть отдельные форматы.
- Модератор. Один человек, который открывает встречу, передаёт слово и следит за временем. Без него знакомство либо затягивается, либо проходит в тишине.
- Угощение на уровне обычного офисного чаепития: пирог, фрукты, печенье. Торт с надписью или шарики уместны разве что в очень тесной команде, которая так привыкла.
- Помещение, где можно стоять и свободно перемещаться. За длинным столом переговорной люди сидят по привычным местам и говорят только с соседями.
Отдельно стоит предупредить руководителя, что от него ждут пару слов о себе и о том, как он видит первые месяцы. Неожиданная просьба «скажите что-нибудь» ставит в тупик даже опытных людей.
План встречи на 30 минут
Расписание по минутам помогает не затянуть и не скомкать.
- 0–3 минуты. Модератор объясняет, зачем собрались, представляет руководителя: имя, откуда пришёл, за что отвечает.
- 3–8 минут. Руководитель рассказывает о себе. Хорошо, если помимо опыта будет что-то человеческое: где вырос, чем занимается вне работы, почему выбрал эту компанию.
- 8–18 минут. Команда представляется по кругу. Формула простая: имя, чем занимаюсь, одна фраза о текущей задаче. По 30–40 секунд на человека; при большой команде представляются руководители направлений.
- 18–25 минут. Вопросы — те, что собраны заранее, и те, что возникли по ходу. Модератор следит, чтобы разговор не ушёл в разбор рабочих проблем.
- 25–30 минут. Чай, свободное общение. Модератор не закрывает встречу торжественно, просто говорит, что официальная часть закончена.
В онлайн-формате схема та же, только представление по кругу заменяют коротким сообщением в чате от каждого, а на вопросы оставляют больше времени.
Что сказать при знакомстве
Приветственные слова от команды — одна-две минуты, без торжественности и без обещаний. Говорит модератор или тот, кто временно исполнял обязанности руководителя. Несколько вариантов, которые легко переделать под свой отдел.
Здравствуйте! Мы — отдел сопровождения, нас двенадцать человек. Последние полгода работали без руководителя и успели накопить вопросы, которые некому было решать: от графика дежурств до спора с соседним отделом о границах ответственности. Так что вас здесь ждали. Расскажем о каждом по очереди, а потом угостим пирогом — его испекла наша Марина, это традиция.
Добро пожаловать в команду. Коротко о нас: мы отвечаем за складскую логистику трёх площадок, работаем сменами, поэтому сегодня собралась только половина — вторую увидите в четверг. Главное, что нужно знать о коллективе: здесь принято говорить о проблемах сразу, без обходных путей. Надеемся, вам это подойдёт.
Рады знакомству. Мы подготовили несколько вопросов о рабочих мелочах: как вам удобнее получать отчёты, в какое время лучше заходить с вопросами, предпочитаете ли вы письма или сообщения в чате. Ответы помогут нам быстро перестроиться. А сейчас познакомимся лично.
Что в этих текстах работает: конкретное название отдела и число людей, одна живая деталь о команде, ясное указание, что будет дальше. Чего в них нет: пожеланий успехов, фразы «надеемся на плодотворное сотрудничество» и рассказа о том, какие все дружные.
Чего лучше избежать
Ошибки первой встречи запоминаются надолго, потому что ни у руководителя, ни у команды ещё нет другого опыта общения друг с другом.
- Сравнение с предшественником. Фразы «при прежнем начальнике у нас было так» на знакомстве неуместны, даже если звучат как комплимент новому.
- Длинные речи от вышестоящего руководства. Директор может зайти на пять минут, представить человека и уйти. Если он остаётся на всю встречу, разговор превращается в отчёт.
- Подарки от команды в первый день. Человек ещё никого не знает, и подарок выглядит как аванс. Если очень хочется, достаточно открытки с подписями.
- Разбор конфликтов и накопившихся проблем. Для этого руководитель назначит рабочие встречи; на знакомстве достаточно обозначить, что такие темы есть.
- Обязательное участие. Люди на дедлайне или в отпуске не должны чувствовать себя виноватыми. Кто не смог прийти, познакомится отдельно.
- Застолье с алкоголем в рабочее время. Даже если в компании это принято на праздники, для первого знакомства с руководителем такой формат рискованный.
Если обстоятельства непростые
Бывает, что новый руководитель приходит после ухода прежнего, которого команда любила, или в разгар реорганизации, когда часть людей не уверена в своём будущем. Отменять знакомство в таких случаях не нужно, но тональность меняется.
Формат делают максимально рабочим: короткая встреча в переговорной, без угощений с претензией на праздник, без слов «давайте отметим». Модератор говорит прямо, что период сложный и что встреча нужна, чтобы услышать руководителя и задать вопросы. Руководителю заранее стоит рассказать, какое настроение в коллективе: лучше он услышит это от организатора, чем столкнётся с холодным приёмом без объяснений.
Если команда прощалась с прежним руководителем болезненно, о нём на встрече лучше не говорить вовсе — ни хорошего, ни плохого. Люди сами решат, когда и что рассказать.
Самое практичное, что можно сделать за неделю до встречи, — спросить у нового руководителя одним сообщением, какой формат ему удобнее, и сделать так, как он ответит. Это снимет половину вопросов и сразу покажет, что команда умеет договариваться. Если понадобится текст для открытки с приветствием от коллег, подходящий вариант можно подобрать на сайте.