Когда собираться и сколько это должно длиться
Лучшее время — последний рабочий день стажёра, ближе к концу дня, когда задачи закрыты и никто не рвётся обратно к монитору. Если последний день выпадает на пятницу, многие уходят раньше, поэтому встречу стоит назначить на середину дня или перенести на четверг. Накануне тоже подходит: стажёр ещё не в режиме «сдаю ноутбук», а команда в полном составе.
По длительности ориентируйтесь на двадцать–тридцать минут. Этого хватает, чтобы сказать несколько слов, вручить небольшой подарок и выпить чаю. Затягивать не нужно: стажёр, как правило, стесняется внимания, а коллеги в середине недели заняты.
Повод есть в любом случае, даже если стажёр остаётся в штате. Разница только в тоне: при уходе вы прощаетесь и благодарите, при переходе в команду — отмечаете, что испытательный этап пройден и дальше человек работает на равных.
Кто организует и что сделать за три дня
Обычно инициативу берёт наставник или руководитель команды, но ничто не мешает сделать это кому-то из коллег. Главное, чтобы ответственный был один, иначе каждый будет думать, что занимается другой.
План по дням
- За три дня. Уточните у стажёра последний день и время, когда он точно будет на месте. Напишите в командный чат без самого стажёра: дата, время, формат, нужно ли скидываться. Попросите каждого вспомнить одну конкретную задачу, в которой стажёр помог.
- За два дня. Купите открытку и подарок, если решили дарить. Закажите или договоритесь, кто принесёт угощение. Если команда удалённая, создайте встречу в календаре и отдельно напомните тем, кто редко читает чат.
- За день. Соберите подписи на открытке. Удобнее всего пустить её по рядам или оставить на столе организатора с запиской «подпишите до обеда». Для удалённых коллег подойдёт общий документ, куда каждый добавляет пару строк, — потом распечатайте или отправьте стажёру файлом.
- В день встречи. За час напомните в чате. Подготовьте стол или переговорку, проверьте, что ручка на открытке не высохла и торт есть чем резать.
Форматы, в которых нет протокола
Официоз появляется там, где есть сцена, микрофон и список выступающих. Уберите это — и останется обычный разговор коллег.
- Чай с тортом у рабочих столов. Самый простой вариант. Все стоят, никто не произносит речей дольше минуты, стажёр режет торт. Подходит для команд до пятнадцати человек.
- Общий обед. Команда идёт в ближайшее кафе, стажёра угощают. Хорошо для маленьких команд, где все и так обедают вместе. Договоритесь заранее, кто оплачивает: руководитель, общая касса или складчина.
- Пятнадцать минут на стендапе. Если команда и так собирается каждый день, можно просто продлить утреннюю встречу. Руководитель говорит два слова, по кругу каждый вспоминает один случай, стажёр отвечает. Без торта, но с открыткой и подарком.
- Онлайн-встреча для удалённых. Полчаса в видеозвонке с включёнными камерами. Чтобы не было неловкой тишины, назначьте ведущего, который передаёт слово. Подарок отправьте заранее курьером, чтобы стажёр открыл его в эфире.
- Прогулка после работы. Если офис рядом с парком или набережной, можно выйти всем вместе на полчаса. Разговор получается свободнее, чем за столом.
Не нужно совмещать несколько форматов в один день: торт в обед, речь на стендапе и прогулка вечером утомят и стажёра, и команду.
Что сказать: речь на две минуты
Руководитель или наставник говорит первым. Схема простая: с чего человек начал, что сделал, что команда заметила, чего желаете дальше. Без общих фраз про «вклад в развитие компании» — вместо них одна-две конкретные задачи.
В первую неделю ты задавал по десять вопросов в день, и мы думали, что это надолго. Через месяц ты закрыл баг, над которым двое из нас сидели неделю, а к концу стажировки сам проводил ревью для нового стажёра. Отдельное спасибо за документацию к интеграции: её до сих пор открывают чаще, чем нашу. Дальше у тебя новая команда, и им повезло. Если застрянешь на чём-то, пиши, мы на связи.
Три месяца назад ты пришла и в первый же день заметила ошибку в нашем шаблоне отчёта, которую никто не видел полгода. С тех пор это стало твоей визитной карточкой: ты всегда находишь то, что остальные пропускают. Мы рады, что ты остаёшься, и с понедельника тебя ждёт свой проект. Поздравляем, стажировка закончилась, начинается работа.
После руководителя слово берут коллеги, но не по списку, а кто хочет. Достаточно одной фразы: «Спасибо, что разобрался с тем экспортом, я бы сам неделю мучился». Если команда стеснительная, организатор заранее просит двоих-троих подготовить по предложению, остальные подключатся сами.
Стажёру дайте возможность ответить, но не настаивайте. Многим проще сказать «спасибо всем» и больше ничего, и это нормально.
Подарок и подпись на открытке
Подарок при завершении стажировки — не обязанность, а жест. Если дарите, держитесь в рамках недорогого: сумма, которую каждый отдаст без раздумий. Уместны вещи, связанные с работой или с тем, что стажёр рассказывал о себе: блокнот, термокружка, книга по специальности, настольная игра, если человек о них говорил, сертификат в книжный. Для удалённого стажёра — то, что легко отправить: книга, набор чая, подарочная карта.
Открытка важнее подарка. Подписанная всей командой, она остаётся надолго, в отличие от кружки. Просите коллег писать не «удачи», а что-то конкретное.
Примеры подписей
Помню, как ты в первый день перепутал переговорки и пришёл на чужое собеседование. С тех пор ты ни разу не опоздал и всегда знал, где что лежит, лучше нас. Спасибо за три месяца, заходи на кофе.
Ты единственная, кто читал наши старые тикеты до конца. Благодаря тебе мы закрыли полсотни задач, о которых уже забыли. На новом месте тебе достанется кто-то, кому так же повезёт.
За два месяца ты научил меня горячим клавишам, которые я не знал десять лет. Теперь работаю быстрее и каждый раз вспоминаю тебя. Остаёшься в команде — значит, научишь ещё чему-нибудь.
Если что-то идёт не так
Стажёр не остаётся, и это не его выбор. Встречу всё равно стоит провести, но без формулировок про «новые этапы». Говорите о том, что человек сделал, и о том, что вы готовы дать рекомендацию. Про причины ухода при всех не вспоминайте.
Стажёр очень стесняется. Предупредите его накануне, что будет короткая встреча. Неожиданное внимание некоторых пугает сильнее, чем запланированное. Сократите речи, сделайте акцент на открытке и чае.
Половина команды в отпуске или на созвонах. Не переносите встречу ради полного состава. Те, кого нет, подпишут открытку заранее или напишут стажёру лично. Можно записать короткие голосовые сообщения и отправить одним архивом.
Нет бюджета. Открытка и торт из ближайшей кондитерской стоят меньше одного обеда. Если и на это нет, принесите печенье и сделайте открытку сами: распечатанный лист с подписями работает не хуже.
Руководитель не может прийти. Пусть передаст пару слов через наставника или напишет в открытке. Отсутствие руководителя заметно, но его отдельное письмо стажёру сглаживает ситуацию.
Через несколько дней после ухода стажёра напишите ему короткое сообщение: как дела на новом месте, пригодилось ли что-то. Это занимает минуту, а для человека, который только начинает карьеру, значит больше, чем торт. Если нужны слова для открытки, готовые варианты можно подобрать на сайте.